TUGAS SIM, MAYANG SARI, YANANTO MIHADI PUTRA, SISTEM INFORMASI UNTUK PERSAINGAN KEUNGGULAN, 2018.

“PEMANFAATAN SISTEM INFORMASI UNTUK MENINGKATKAN KEUNGGULAN PERSAINGAN DISERTAI DENGAN CONTOH KASUSNYA” PENDAHULUAN Komputer pertama yang diluncurkan adalah sebesar ruangan dan menggunakan ligh- bulb – size vacuum tubes untuk bermacam-macam sirkuit atau rangkaian (circuitry). Perkembangan pada akhir-akhir ini terdapat penyempunaan yang disebut Vacuum tubes diaplikasikan pada transistor dan chip menggunakan teknologi silicon wafer. Perubahan yang dihasilkan ini adalah dramatis dan dalam jangka panjang menurunkan biaya produksi serta menghasilkan pertumbuhan yang tingi dalam permintaan komputer. Kehidupan bisnis pada akhir-akhir ini, tingkat persaingan di berbagai sektor bisnis semakin tajam, sehingga setiap unit bisnis ingin memenangkan persaingan tersebut, persyaratannya adalah kita harus memiliki keunggulan bersaing(competitive advantage) tertentu dibandingkan dengan pesaingnya. Konsep keunggulan bersaing merupakan salah satu perhatian khusus dan penting dari manajemen sebagai upaya meletakkan organisasi pada posisi persaingan pasar yang lebih kuat melalui komepetensi organisasi yang khas dibandingkan dengan komepetensi yang dimiliki oleh pesaing. Keunggulan bersaing juga dapat diraih melalui sumberdaya manusia yang tangguh dan handal. Salah satu upaya yang dapat dilakukan adalah dengan meningkatkan kualitas kontribusi semua orang di dalam organisasi. A. Ukuran Komputer Semakin Kecil Tetapi Kecepatan Dua Kali Lipat • Pengecilan ukuran menjadi faktor kunci dalam penurunan biaya dan peningkatan kinerja komputer. • Perancangan kembali sirkuit dalam upaya penurunan skala dari sebelumnya dan juga melipat gandakan kecepatan. • Pengecilan ukuran chip komputer (shrinkinq the computer chip) adalah upaya penting dalam meningkatkan kecepatan prosesor komputer. • B. Sejarah Dari Sistem Informasi Pada mulanya komputer yang dikenal sebagai (mainframe) hanya dapat mengolah satu tugas dengan satu pemakai. 1. 1946: ENIAC (Electronic Numerical Integrator and Calculator) telah dikembangkan 2. 1951: komputer petama di instal oleh Kantor sensus Amerika Serikat 3. 1954: komputer pertama digunakan oleh G.E. Lebih dari setengah abad terakhir, perangkat keras meningkat berlipat baik dalam kecepatan maupun kapasitas serta secara dramatis mengalami pengecilan ukuran. Aplikasi juga berkembang dari program akuntansi yang relatif sederhana menuju ke desain sistem untuk memecahkan beraneka macam masalah. C. Apa Yang dilakukan Manajer • Fungsi-fungsi Manajerial (Para Manajer melakukan sebagai berikut): – Perencanaan apa yang mereka lakukan – Mengorganisasi untuk mendukung rencana – Menyusun staf dalam organisasi beserta sumberdaya yang diperlukan – Pengarahan untuk mewujudkan rencana – Pengendalian sumberdaya. • Peranan Manajerial: – Kerangka kerja Mintzberg membuat 10 peranan yang dimainkan manajer, dikelompokkan menjadi peranan antar perorangan, informasional dan peran keputusan (lihat Tabel 1) Tabel 1 Peran Manajerial Menurut Mintzberg Peran Antar Pribadi (Interpersonal Roles) 1. sebagai tokoh (figurehead). Sebagai manajer kadang-kadang berperan sebagai seorang tokoh dengan melakukan tugas-tugas seremonial seperti menyambut tamu, menghadiri pesta perkawinan bawahannya, dll. 2. Sebagai pemimpin (leader), membimbing, mengarahkan dan memotivasi serta mengangkat pegawai. 3. Sebagai penghubung (liaison), fungsi penghubung terhadap manajer di luar unitnya, bawahannya atau atasannya dan juga pihak lain yaitu dengan lingkunganya untuk tujan bisnis. Peran Informasional (Informational Roles) 1. Memantau (monitor). Manajer secara konstan mencari informasi tentang kinerja unitnya, mendapatkan informasi yang berharga baik di dalam organisasi maupun dari lingkungan. 2. Penerus informasi ke dalam (disseminator).Manajer berfungsi menyampaikan informasi yang berharga dari luar unitnya, atasannya atau dari lingkungan kepada orang-orang dalam unitnya. 3. Juru bicara (Spokesperson). Manajer menyampaikan informasi yang berharga dari dalam unitnya kepada unit yang lain, atasannya atau orang-orang di lingkungannya. Perana Keputusan (Decisional Roles) 1. Kewirausahaan (Enterpreneur). Manajer membuat perbaikan yang lebih permanent, misalnya perubahan struktur organisasi. 2. Menangani gangguan (Disturbance handler). Manajer mampu menghadapi keadaan yang tidak terduga. 3. Pengalokasi sumberdaya (resource allocator). Manajer mampu mengalokasikan sumberdaya secara tepat. 4. Juru runding (negotiator). Manajer mampu memecahkan masalah baik di dalam unitnya, antar unit ataupun unit dengan leingkungannya. D. PERAN INFORMASI DALAM PEMECAHAN MASALAH Sementara masalah dapat membahayakan atau secara potensial membahayakan bagi perusahaan dalam jalan negatif, dapat juga menguntungkan atau secara potensial menguntungkan dalam jalan yang positif. Hasil dari aktivitas pemecahan masalah adalah solusi. Keputusan adalah memilih beberapa tindakan. Simon menguraikan pemecahan masalah ke dalam empat tahap: – Aktivitas intelijen – Aktivitas desain – Aktivitas memilih – Aktivitas pengkajian E. MASA DEPAN TEKNOLOGI INFORMASI Masa depan teknologi informasi akan digerakkan oleh dua kecenderungan berikut ini: – Pengurangan biaya secara berangsur dan meningkatkan kemampuan teknologi informasi – Menyatukan antara komputer dan komunikasi Keunggulan atas kemampuan-kemampuan baru, membuat manajer harus belajar untuk sistem informasi perusahaan ke dalam keputusannya. F. KEUNGGULAN KOMPETITIF Di lapangan, keunggulan kompetitif berkaitan dengan penggunaan informasi untuk mendapatkan penguasaan pasar. Pendapat Porter bahwa perusahaan mencapai keunggulan kompetitif dengan memberikan satu dari berikut ini: 1. Barang dan jasa pada harga yang rendah 2. Produk berkualitas tinggi atau 3. Mempertemukan kebutuhan khusus dari segmen pasar yang pasti Satu poin penting untuk memperkenalkan bahwa para manajer perusahaan menggunakan sumberdaya fisik dan konseptual untuk mendukung sasaran strategik perusahaan. G. Dimensi-dimensi dari Keunggulan Kompetitif • Keunggulan strategik: rencana-rencana digunakan untuk mencapai keunggulan. • Keunggulan taktis: metode-metode untuk menyempurnakan strategi dalam jalan lebih baik dibandingkan yang dilakukan oleh para kompetitor. • Keunggulan operasional: transaksi setiap hari dan proses yang menghasilkan keunggulan kompetitif dibanding kompetitor. Sistem informasi ditentukan oleh tiga rantai terbaik untuk meningkatkan kinerja perusahaan secara substansial. Keunggulan kompetitif dapat diciptakan pada ke tiga level piramid perusahaan: – Keunggulan strategik: keunggulan dicapai melalui seleksi dari arah strategi fundamental dan tujuan dari perusahaan – Keunggulan taktis: metode-metode untuk menyempurnakan strategi dalam jalan yang baik dari pada yang dilakukan oleh para kompetitor. – Keunggulan operasional: transaksi-transaksi sehari-hari dan proses yang membuat unggul. H. MANAJEMEN INFORMASI Apa yang kita kelola ? Yang kelola adalah sumberdaya Informasi, yang terdiri dari: – Perangkat keras komputer – Fasilitas – Perangkat lunak komputer – Database – Spesialis informasi – Informasi – Pemakai Pencapaian keunggulan kompetitif dapat diraih melalui penggunaan informasi yang memenuhi syarat keefektifan manajemen sumberdaya ini, bahkan perlu penguasaan dalam mengelola informasi. I. Dimensi-dimensi Informasi Informasi dapat dipandang sebagai suatu yang memiliki 4 dimensi yang menyumbang untuk nilai informsi: • Relevansi: informasi adalah relevan ketika hal tesebut berkaitan dengan masalah yang ditangani. • Akurasi: informasi bernilai ketika hal tersebut akurat/cermat. • Ketepatan waktu: Informasi harus tersedia untuk pemecahan masalah sebelum situasi kritis berkembang atau mengalami kerugian. • Kelengkapan: informasi harus tersedia dalam gambaran yang komplit bagi masalah atau situasi. J. Pentingnya Pemecahan Masalah Para manajer melakukan berbagai hal selain memecahkan masalah. Sebenarnya, pemecahan masalah mungkin hanya merupakan bagian kecil dari waktu yang dimiliki para manajer. Namun pentingnya pemecah masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya. Serangkaian keputusan untuk memecahkan masalah mungkin hanya membutuhkan sedikit jam, namun dapat mempengaruhi laba perusahaan hingga ratusan ribu atau jutaan rupiah. K. Pengambil Keputusan dan Pemecah Masalah Dalam memecahkan masalah, seorang manajer akan membuat banyak keputusan. Keputusan adalah pemilihan strategi atau tindakan. Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi atau aksi yang diyakini manajer akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Biasanya ada beberapa strategi atau aksi yang dapat dipertimbangkan manajer. Salah satu kunci pemecahan masalah adalah mengidentifikasi berbagai alternatif keputusan. L. Elemen-elemen Proses Pemecahan Masalah Beberapa elemen harus ada agar seorang manajer berhasil dalam memecahkan masalah. Tentu saja harus ada satu masalah dan seorang pemecah masalah (manajer). Semua elemen tersebut digambarkan dalam Gambar di bawah ini : Langkah-langkah pendekatan sistem memberikan suatu cara yang baik untuk mengelompokkan beragam keputusan yang harus dibuat dalam proses pemecahan satu masalah. Tiap tahap dalam upaya definisi dan upaya solusi memerlukan sedikitnya satu keputusan. Di bawah ini Gambar dari tahap dan langkah dari suatu. Upaya Persiapan Tiap langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena ketiganya bersama-sama menghasilkan kerangka berpikir yang diinginkan untuk menangani masalah. Dan, langkah tersebut dapat mengambil periode waktu yang lama dimulai dari sekarang, dalam pelajaran ini. Langkah Satu : Memandang Perusahaan sebagai suatu Sistem Anda harus mampu melihat perusahaan Anda sebagai suatu sistem. Hal ini dapat dicapai dengan menggunakan model sistem umum perusahaan. Langkah Dua : Mengenal Sistem Lingkungan Hubungan perusahaan dengan lingkungannya juga penting. Langkah 3 : Mengidentifikasi Subsistem-subsistem Perusahaan Subsistem-subsistem utama perusahaan juga perlu diidentifikasi, dan subsistem tersebut dapat mengambil beberapa bentuk. Yang paling mudah dilihat manajer adalah bidang-bidang fungsional. Upaya Definisi Upaya Definisi pertama-tama mencakup kesadaran bahwa suatu masalah ada atau akan ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya untuk mencari solusi (pemahaman masalah). Upaya definisi dirangsang oleh sinyal umpan balik yang menunjukkan bahwa terjadi hal-hal yang lebih baik atau lebih buruk dari yang direncanakan. Upaya Definisi mencakup dua langkah : bergerak dari tingkat sistem ke subsistem dan menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu. Langkah Empat : Bergerak dari Tingkat Sistem ke Subsistem Ketika manajer berusaha memahami masalah, analis mulai dengan sistem yang menjadi tanggung jawab manajer. Sistem itu dapat berupa perusahan atau salah satu unitnya. Analis kemudian bergerak menuruni hirarki sistem, tingkat demi tingkat. Manajer mula-mula mempelajari posisi sistem itu dihubungkan dengan lingkungannya. Apakah sistem berada dalam keseimbangan dengan lingkungannya ? Apakah sumberdaya mengalir antara sistem dan lingkungannya menurut cara yang diinginkan, Apakah sistem mencapai tujuannya dalam menyediakan produk dan jasa pada lingkungannya ? Langkah Lima : Menganalisis Bagian-bagian Sistem dalam Suatu Urutan Tertentu Ketika manajer mempelajari tiap tingkat sistem, elemen-elemen sistem dianalisis secara berurutan. Urutan ini ditunjukkan dalam gambar di bawah ini : Elemen Satu : Mengevaluasi standar Standar kerja untuk suatu sistem biasanya dinyatakan dalam bentuk rencana, anggaran dan kuota. Manajemen menetapkan standar dan harus memastikan bahwa standar itu memiliki karakteristik tertentu. • Standar harus sah (valid) • Standar harus realistis • Standar harus dimengerti • Standar harus terukur. Elemen Dua : Membandingkan Output Sistem dengan Standar Setelah manajer puas dengan standar tersebut, kemudian mengevaluasi output sistem dengan membandingkannya dengan standar.Jika sistem mencapai standar, tidak perlu melanjutkan pendekatan sistem untuk pemecahan masalah. Elemen Tiga : Mengevaluasi Manajemen Suatu penilaian kritis dilakukan atas manajemen sistem dan struktur organisasi. Apakah tim manajemen yang ada sesuai kebutuhan dalam hal kuantitas dan kualitas ? Apakah terdapat cukup manajer dan apakah mereka memiliki keahlian dan kemampuan yang tepat ? Elemen Empat : Mengevaluasi Pengolah Informasi Mungkin terdapat tim manajemen yang baik, tetapi tim tersebut tidak mendapatkan informasi yang diperlukannya. Jika ini kasusnya, kebutuhan itu harus diidentifikasi dan suatu sistem informasi yang memadai harus dirancang dan diterapkan. Elemen Lima : Mengevaluasi Input dan Sumberdaya Input Bila tingkat analisis sistem ini tercapai, sistem konseptual tidak lagi merupakan persoalan, dan permasalahan ada pada sistem fisik. Analisis dilakukan baik dari sumber daya fisik dalam elemen input maupun sumberdaya yang mengalir melalui elemen tersebut dan lingkungan. Elemen Enam : Mengevaluasi Proses Transformasi Prosedur dan praktik yang tidak efisien mungkin menyebabkan kesukaran dalam mengubah input menjadi output. Elemen Tujuh : Mengevaluasi Sumberdaya Output Ketika menganalisis elemen dua, kita memperhatikan output yang dihasilkan oleh sistem. Di sini kita memikirkan sumberdaya fisik dalam elemen output sistem. Upaya Pemecahan Upacaya pemecahan meliputi pertimbangan berbagai alternatif yang layak, pemilihan alternatif terbaik dan penerapannya. Langkah Enam : Mengidentifikasi Berbagai Alternatif Solusi Manajer mengidentifikasi bermacam-macam cara untuk memecahkan permasalahan yang sama. Hal ini lebih mudah bagi manajer berpengalaman, yang dapat menerapkan solusi-solusi yang telah berhasil di masa lalu, tetapi krativitas dan intuisi yang berperan penting. Langkah Tujuh : Mengevaluasi berbagai Alternatif Solusi Semua alternatif harus dievaluasi dengan menggunakan kriteria evaluasi yang sama, yang mengukur seberapa baik suatu alternatif dapat memecahkan masalah. Meskipun kriteria evaluasi dapat menyediakan banyak jalan untuk memecahkan masalah, ukuran dasarnya adalah seberapa jauh suatu alternatif memampukan sistem untuk mencapai tujuannya. Langkah Delapan : Memilih Solusi Terbaik Setelah mengevaluasi berbagai alternatif, selanjutnya perlu memilih satu alternatif yang tampaknya paling baik. • Analisis, suatu evaluasi sistematis atas pilihan-pilihan, mempertimbangkan konsekuensi pilihan tersebut pada tujuan organisasi • Penilaian, proses mental dari seorang manajer • Tawar Menawar, negosiasi antara beberapa manajer Langkah Sembilan : Menerapkan Solusi Masalah tidak terpecahkan hanya dengan memilih solusi terbaik. Solusi itu perlu diterapkan. Langkah Sepuluh : Menindaklanjuti untuk memastikan bahwa Solusi itu Efektif Manajer harus tetap mengatasi situasi untuk memastikan bahwa solusi mencapai kinerja yang direncanakan. Jika solusi kurang dari yang diharapkan, tahap-tahap pemecah masalah perlu ditelusuri ulang untuk menentukan apa yang salah. Lalu dicoba lagi. Proses ini diulangi hingga manajer puas bahwa masalah tersebut telah terpecahkan. 1. M. Sumberdaya Manusia Sebagai Elemen Kunci Kunci sukses untuk mencapai keunggulan bersaing bagi organisasi pada dasarnya bergantung pada penggunaan optimal sumberdaya manusianya dan pemeliharaan kerjasama antara pengguna jasa dan orang-orang yang dipekerjakannya dalam usaha mencapai tujuan organisasi. Meskipun sumberdaya manusia sebagai salah satu faktor keunggulan bersaing namun tidak bisa dilepaskan dari kombinasi antara kualitas praktik-praktik manajemen sumberdaya manusia dalam organisasi dan kualitas sistem manajemen sumberdaya lainnya dalam perusahaan secara keseluruhan. Bisnis yang kompetitif adalah bisnis ang berkiblat pada kebutuhan pasar. Keberhasilan suatu usaha yang berkiblat pada kepentingan pasar ditentukan bagaimana perusahaan itu menghantarkan produk dan nilai kepada pelanggan. Produk dan nilai apa yang diinginkan pelanggan dan bagaimana manajemen mengelola orang-orang dalam perusahaan untuk memproduksi barang dan nilai tersebut. Konsep manajemen yang meletakkan keberhasilan organisasi terpusat pada orang, berlandaskan pada prinsip, bagaimana orang-orang dalam organisasi diperlakukan terutama dalam hal yang berkaitan dengan keahlian, kompetensi-kompetensi dan aspek-aspek lain seperti (team building), kepemimpinan, komitmen kerja yang dilakukan atas nama organisasi. Untuk menjadikan sumberdaya manusia sebagai sumber keunggulan bersaing bukanlah hal yang mudah, karena hal ini berkaitan dengan bukan saja karena faktor kemampuan dan keahlian, melainkan berkaitan pula dengan faktor-faktor perseorangan, seperti nilai yang dianut, persepsi, sikap dan kepribadian serta kemauan individu untuk maju. Sumberdaya manusia dikatakan memiliki keunggulan bersaing jika sumberdaya manusia tersebut memiliki kemampuan dan keahlian yang khusus dan memiliki kepribadian yang sesuai dengan kepribadian perusahaan di mana mereka berkerja. CONTOH PERUSAHAAN YANG MENJALANKAN : Profil PT XYZ (PT XYZ) PT XYZ merupakan salah satu produsen minuman ringan terkemuka di Indonesia. PT XYZ merupakan bagian dari Holding Company yang juga membawahi Papua Nugini selain Indonesia sendiri. PT XYZ adalah produsen dan distributor sekaligus pemasar dan penjual produk Coca Cola melalui lebih dari 120 pusat penjualan yang tersebar di seluruh Indonesia. PT XYZ memastikan bahwa produk Coca Cola selalu tersedia di mana saja dan kapan saja. Produk lini PT XYZ terbagi menjadi beberapa kategori seperti juice, beverages, water, vitamin water, isotonik, tea, dan dairy milk. Produk yang ditawarkan PT XYZ selain Coca Cola, Fanta, dan Sprite adalah Frestea, Minute Maid, Aquarius, Powerade, Ades, dan Schweppes, termasuk restoran cepat saji A&W. sumber: website PT XYZ Gambar 1. Portofolio Produk dan Merek dari PT XYZ Saluran penjualan yang digunakan oleh PT XYZ adalah melalui foodstores (supermarket dan mini market di seluruh Indonesia), general trader (outlet tradisional), dan melalui distributor tidak langsung berbasis Usaha Kecil dan Menengah (UKM), serta bekerja sama dengan berbagai hotel, restoran, dan kafe ternama untuk memberikan penawaran menarik kepada para konsumen. Sebagai bagian dari fungsi pemasaran, PT XYZ juga memiliki program untuk mendukung penjualan dan promosi produk sekaligus untuk memelihara kepuasan dan loyalitas konsumen. Strategi pemasaran PT XYZ mempunyai ciri khas tersendiri yang unik dan kreatif. Berbagai program promosi diadakan sesuai dengan event dan tren yang sedang berlangsung, baik melalui promo penukaran tutup botol, hadiah kejutan, konser, pameran, maupun iklan di berbagai media. PT XYZ berkontribusi sekitar 21% dari pendapatan holding company. Selama tahun 2013, PT XYZ berhasil meningkatkan volume penjualannya sebesar 10%. Hal ini dinilai cukup baik ditengah persaingan minuman non-alkohol yang cukup ketat dan adanya perubahan preferensi atas minuman non-soda. Pencapaian ini berkat penetrasi pasar minuman yang relatif baru dan berhasil seperti Minute Maid dan Powerade serta kenaikan penjualan Ades yang cukup signifikan dengan dukungan riset pasar berbasis data yang dilakukan oleh PT XYZ. Kebutuhan dan Permasalahan Perusahaan Salah satu strategi PT XYZ di tahun 2014 ini adalah melakukan penetrasi pasar terutama untuk produk sparkling yang mana pangsa pasar untuk produk ini sudah mulai tergerus oleh kompetitor. Data tahun 2014 menunjukkan pangsa pasar seluruh produk kategori PT XYZ terhadap produk kompetitior untuk segment foodstore dan modern trade dengan produk sparkling masih memperoleh pangsa pasar terbesar yaitu 91%. Tabel 3. Pangsa Pasar Produk PT XYZ terhadap Kompetitor Q1 2014 sumber: Bagian Pemasaran Namun apabila melihat pangsa pasar produk sparkling secara keseluruhan, PT XYZ hanya memperoleh 64,5% setelah mengalami penurunan pada tahun 2013 hingga mencapai nilai 50%. Hal ini yang memicu manajemen untuk melakukan aksi reaktif dengan melakukan penetrasi pasar menggunakan strategi pemasaran yang efektif sehingga dapat menaikkan pangsa pasar terutama produk sparkling karena produk tersebut merupakan salah satu kontributor paling besar terhadap keuntungan perusahaan. Penetrasi pasar yang efektif harus didukung dengan kemampuan analisis perilaku konsumen sehingga target pertumbuhan penjualan sebesar 15% dan peningkatan pangsa pasar untuk produk sparklingsebesar 80% pada tahun 2014 dapat dicapai. Gambar 2. Pangsa Pasar Produk Sparkling terhadap Kompetitor 2012-2014 Salah satu strategi yang dilakukan PT XYZ dalam meningkatkan penetrasi pasar adalah pemanfaatan business intelligence sebagai alat bantu dalam analisis perilaku konsumen khusunya dalam hal identifikasi produk yang akan dibeli pelanggan secara bersamaan. Pemanfaatan business intelligenecesebagai alat bantu untuk meningkatkan penetrasi pasar dalam rangka mendukung pencapain target pertumbuhan penjualan sebesar 15% di tahun 2013 inilah yang menarik untuk dibahas dalam makalah ini. Peranan Sistem Informasi di Perusahaan PT XYZ adalah perusahaan yang senantiasa berusaha untuk memanfaatkan perkembangan teknologi dan sistem informasi dalam strategi pengembangan bisnisnya. Sistem informasi selalu dibutuhkan oleh perusahaan manapun termasuk PT XYZ untuk memproses data yang digunakan dalam kegiatan operasional bisnis. Sistem pendukung operasi semacam ini menghasilkan berbagai produk informasi yang dapat digunakan para manajer untuk membantu pengambilan keputusan. Pemrosesan lebih lanjut oleh sistem informasi manajemen biasanya masih tetap dibutuhkan. Peran dari sistem pendukung operasi perusahaan dalam bisnis adalah untuk melakukan proses transaksi bisnis secara efisien, mengendalikan proses produksi, mendukung komunikasi dan kerjasama perusahaan, serta memperbarui database perusahaan. Agar terjadi efektifitas dalam operasional perusahan, PT XYZ membutuhkan sistem informasi yang dapat bersinergi satu sama lain sehingga tujuan perusahaan dapat terwujud. Jenis-jenis sistem informasi yang digunakan perusahaan disajikan dalam tabel berikut. Tabel 4. Matrik Sistem Informasi Perusahaan A. Operational Support System (OSS) OSS ditujukan untuk memproses data yang dihasilkan dan digunakan dalam operasi bisnis perusahaan. Aplikasi ini terbagi dalam sistem yang berbeda. Sistem yang berhubungan dengan transaksi penjualan dan pengelolaan data master dilakukan oleh aplikasi Basis sedangkan domain yang terkait dengan transaksi keuangan dan transaksi ke pemasok dilakukan oleh aplikasi Oracle Finance. 1. Basis Aplikasi ini dibangun di atas platform AS 400 sehingga sangat teruji dari sisi kecepatan proses dan keamanan data yang terdiri-dari beberapa modul: • Article Master Modul ini digunakan untuk pemeliharaan data master produk PT XYZ. Total produk PT XYZ saat ini mencapai 532 produk yang terbagi dalam kelompok produk yang berbeda. • Outlet Master Modul ini digunakan untuk pemeliharaan data master pelanggan PT XYZ. Pemeliharaan mencakup perekaman dan pengorganisasian data outlet dalam masing-masing segmen yang berbeda. Total outlet PT XYZ saat ini mencapai tiga juta dan terbagi dalam 59 segmen yang berbeda. • Order Entry Modul ini digunakan untuk proses perekaman data transaksi penjualan ke database penjualan • Sales Accounting & Account Receivable Modul ini digunakan untuk memposting penjualan dan penerimaan kas pada pelanggan yang tepat ke dalam jurnal piutang • Inventory Management Modul ini digunakan untuk mengelola dan mengontrol inventori yang berkaitan dengan barang jadi (finished good) maupun bahan baku (raw material) 2. Oracle Finance Aplikasi ini dibangun di atas platform Oracle database yang sudah terbukti dan teruji karena banyak digunakan perusahaan mutinasional yang bergerak di bidang manufaktur maupun keuangan. Beberapa modul yag ada dalam aplikasi ini, antara lain. • Vendor Master Modul ini digunakan untuk pemeliharaan data master pemasok PT XYZ. Pemeliharaan mencakup perekaman dan pengorganisasian data pemasok dengan total pemasok PT XYZ mencapai 300 pemasok. • Fixed Asset Modul ini digunakan untuk mengelola dan mengontrol semua aset yang dimiliki perusahaan. • Purchasing Modul ini digunakan untuk merekam data pembelian barang termasuk melakukan kontrol terhadap ketersediaan barang sesuai permintaan atau kebutuhan setiap departemen agar operasional perusahaan bisa terjaga. • General Ledger Modul ini digunakan untuk mencatat transaksi jurnal dan menghasilkan laporan keuangan seperti neraca, laba-rugi, buku besar, dan jurnal. B. Management Support System (MSS) MSS ditujukan untuk melakukan dukungan dalam pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer di perusahaan. Sistem pendukung manajemen di PT XYZ terbagi menjadi tiga bagian yaitu: 1. Company Dashboard Aplikasi ini merupakan bagian dari Sistem Informasi Eksekutif karena menyediakan informasi penting dari sumber internal dan eksternal yang mudah digunakan para eksekutif dan manajer. Informasi yang disediakan terdiri-dari beberapa Key Performance Indicator (KPI) semua departmen dan disajikan dalam satu laporan agar memudahkan eksekutif dan manajer dalam proses pengambilan keputusan. Ada sekitar 30 KPI yang terbagi dalam masing-masing departmen yaitu Sales, Marketing, Manufacture, Logistic, IT, dan Customer Service. 2. Hyperion Essbase Aplikasi ini merupakan bagian dari Sistem Pengambilan Keputusan karena memberikan dukungan informasi dan laporan secara langsung kepada manajer dalam proses pengambilan keputusan di perusahaan. Ada sekitar 160 cube dan 300 laporan yang bisa digunakan manajer dalam melakukan analisis perkiraan penjualan, supply/demand, ketersediaan stok. Di samping itu, aplikasi ini juga mendukung adhoc reporting dan membantu tim finance dalam perencanaan keuangan dan penentuan anggaran (Financial Planning and Budgeting). Laporan disajikan secara self-service sehingga memudahkan manajer atau analis dalam melakukan pengolahan data tanpa harus melibatkan tim IT. 3. Sql Server Reporting Service Aplikasi ini merupakan bagian dari Sistem Informasi Manajemen karena menyediakan informasi dalam bentuk laporan statis dan tampilan kepada para manajer dan professional bisnis. Aplikasi ini bersifat laporan data operasional seperti data penjualan masing-masing sales office. Untuk membuat sistem informasi di PT XYZ, seluruh departemen diharapkan bisa saling bersinergi satu sama lain sehingga memungkinkan antar departmen di perusahaan dapat mengkoordinasikan dan mengintegrasikan proses bisnis yang ada. Oleh kerena itu, dibutuhan Sistem Informasi Terintegrasi atau Enterprise Information System. Pembahasan berikutnya lebih difokuskan pada pemanfaatan Sistem Pengambilan Keputusan dalam menunjang kegiatan operasional bisnis perusahaan terutama bagian pemasaran. III.4. Penerapan DSS di Perusahaan Salah satu metode yang digunakan untuk melakukan analisis perilaku konsumen adalah Market Based Analysis dimana mekanismenya harus didahului oleh analisis yang mendalam mengenai data transaksi pelanggan dengan menggunakan konsep data mining. Penggunaan data mining ini diharapkan dapat membantu mempercepat proses pengambilan keputusan bagi manajemen dan memungkinkan perusahaan untuk mengelola informasi yang terkandung di dalam transaksi menjadi sebuah knowledge. Dengan begitu, pendapatan perusahaan dapat meningkat dan di masa yang akan datang perusahaan dapat lebih kompetitif. Saat ini PT XYZ memiliki sistem yang sudah terintegrasi berupa Enterprise Resource Planning (ERP) yang menunjang seluruh proses bisnis yang ada, namun belum maksimal digunakan sebagai referensi bagi penetapan strategi pemasaran perusahaan. Oleh karena itu, peran DSS sangat dibutuhkan untuk menggali dan melakukan analisis perilaku konsumen terhadap pembelian suatu produk melalui data historikal transaksi pelanggan selama dua tahun. Kriteria atau parameter-parameter yang digunakan dalam membantu pengambilan keputusan digambarkan seperti model berikut: Gambar 3. Diagram Model Kriteria Pengambilan Keputusan Berdasarkan model yang terdapat pada Gambar 3 datas, PT XYZ menjadikan beberapa parameter dalam pengambilan keputusan antara lain, ranking (peringkat) berdasarkan revenue yang diperoleh di setiap wilayah, penetrasi pasar, basket index untuk mengetahui persentase pembelian produk PT XYZ, market share produk PT XYZ dibandingkan dengan produk perusahaan lain, jumlah penjualan produk, dan nilai penjualan ritel setiap bulan untuk peningkatan penjualannya. Sedangkan data yang digunakan adalah data sekunder berupa deret waktu (time series) dengan periode dua tahun terkahir. Jenis sumber data berasal dari data eksternal perusahaan yang didapatkan melalui kerjasama antara PT XYZ dengan masing-masing outlet melalui trading term yang telah disepakati kedua belah pihak. Untuk saat ini PT XYZ telah bekerjasama dengan outlet seperti Matahari, Carefour, Giant, dan Indomart. Melalui proses training didapatkan akurasi data mendekati 98% sehingga informasi yang dihasilkan dapat digunakan untuk membantu proses pengambilan keputusan khususnya untuk mendukung strategi pemasaran. Seperti yang dijelaskan sebelumnya, penerapan aplikasi DSS ini digunakan untuk mendukung strategi pemasaran dalam melakukan penetrasi pasar sehingga diharapkan perusahaan mampu mengembangkan sebuah sistem customer profiles. Harapannya perusahaan mampu membuat dan melakukan promosi yang efektif berdasarkan segmen pasar yang sesuai sehingga target penjualan akan mudah tercapai dan tidak kalah bersaing dengan kompetitor. Matrik komponen sistem informasi manajemen yang digunakan perusahaan dapat dilihat pada lampiran. Beberapa aktivitas pada sistem informasi tersebut sebagai berikut. 1. Aktivitas Input Aktifitas input dalam aplikasi dilakukan oleh tim master data. Data yang dimasukkan adalah data produk, data pelanggan, data supplier, dan data transaksi penjualan. Pelaksanaan input data tersebut tentu membutuhkan sumber daya berupa hardware dan jaringan seperti monitor, keyboard, mouse, CPU, wireless, dan LAN. Selain itu, sumber daya berupa software juga dibutuhan oleh sistem. Software yang digunakan input data dikembangkan oleh PT XYZ sendiri dengan memanfaatkan operating systemWindows dan Database Management System (DBMS) seperti Oracle Database. Master data officersebagai SDM memiliki hak akses ke aplikasi untuk input data berupa data produk, data pelanggan, data supplier, dan data transaksi penjualan. Master data officer juga dibutuhkan untuk menjalankan proses lain seperti proses data cleansing sebelum data tersebut bisa diolah ke proses selanjutnya, yaitu proses penggalian data (data mining). 2. Aktivitas Pemrosesan Aktivitas proses pengolahan data dalam aplikasi membutuhkan sumber daya hardware dan jaringan berupa network server, monitor, CPU, keyboard. Kebuthan server untuk aktivitas ini juga memerlukan memory minimal 200 GB, media penyimpanan 10 TB, dan CPU 16 core. Selain itu, kebutuhan softwareuntuk pemrosesan data dikembangkan oleh perusahaan dengan memanfaatkan operating systemWindows dan Oracle Database. Business Intelligence Specialist dan Database Administrator (DBA) tentunya dibutuhan untuk memonitor apabila terjadi kendala saat pemrosesan data berlangsung. 3. Aktivitas Output Semua proses yang dilakukan selama aktivitas input dan pengolahan data dilakukan oleh aplikasi dan akan memberikan output berupa report dengan jangka pelaporan tertentu. Pada bagian ini, setiap proses telah menggunakan sistem informasi manajemen. Mesin yang digunakan berupa network server, monitor, keyboard, mouse, CPU, printer. Media yang dibutuhkan adalah jaringan internet, LAN, email, serta kertas untuk mencetak laporan. Kebutuhan software digunakan untuk mengolah dan menampilkan data menjadi informasi yang representative berupa tabel, grafik, indikator-indikator. Dalam hal ini software yang digunakan berupa Oracle Business Intelligence Enterprise Edition. Dengan menggunakan konsep self-service, pengguna tidak perlu lagi menggantungkan tim IT untuk menyediakan laporan yang dibutuhkan. SDM yang terlibat terdiri-dari manajer pemasaran, manajer penjualan, tenaga pemasaran, dan tenaga penjualan. Produk informasi yang dihasilkan terdiri-dari Market Share Summary Report, Market Basket Analysis Report, Market Share PT XYZ vs Other Companies, Store Ranking Summary Report, Retail & Sales Price Chart Report. Dengan informasi tambahan yang akan dikumpulkan seperti salah satunya demografi pelanggan dan faktor-faktor yang mempengaruhi kepuasan pelanggan. Adanya DSS ini tidak hanya memberikan informasi yang dibutuhkan dalam mendukung strategi pemasaran namun juga memberikan rekomendasi penentuan model strategi pemasaran yang sesuai dengan kondisi pasar. Meskipun demikian, proses pengambilan keputusan tetap dilakukan oleh manajemen PT XYZ dengan tetap memperhatikan rekomendasi yang diberikan DSS sehingga tercipta strategi pemasaran yang efektif dan efisien. Berikut contoh hasil keluaran dari aplikasi DSS Marketing Support System PT XYZ. Hasil keluaran selengkapnya dapat dilihat di lampiran. Gambar 4. Hasil Aplikasi Marketing Management Support System PT XYZ Tampilan hasil keluaran aplikasi DSS Marketing Support System PT XYZ di atas, dapat diketahui bahwa total penjualan (revenue retailer) yang didapatkan setiap bulan sesuai dengan harga per unitnya. Pada awal semester dua, total penjualan PT XYZ mengalami peningkatan dari pertumbuhan penjualan retailer. Berdasarkan pengamatan kami, data mining yang dilakukan oleh MMSS masih berkisar kepada informasi mengenai produk PT XYZ dan produk pesaing (jumlah penjualan, market share, perbandingan relatif dengan kompetitor dan sejenisnya) namun belum sampai kepada profil demografi konsumen. Informasi profil demografi ini (seperti misalnya usia pembeli produk PT XYZ, estimasi pendapatan pembeli produk) sangat penting terutama dalam penentuan strategi pemasaran. Misalnya, PT XYZ dapat menentukan bintang iklan dan jenis iklan serta promosi yang sesuai dengan karakteristik konsumen PT XYZ dengan data mining mengenai profil usia pembeli. Informasi mengenai estimasi pendapatan konsumen produk juga dapat membantu PT XYZ dalam melakukan analisis pola konsumsi konsumen. Di samping itu, informasi tersebut dapat digunakan untuk penentuan diversifikasi produk (contoh produk minuman dengan kemasan yang lebih kecil) dan menganalisis sensitivitas harga terhadap kuantitas penjualan, terutama apabila ternyata produk PT XYZ banyak dikonsumsi atau ditargetkan untuk konsumsi individu maupun kelompok individiu dengan pendapatan menengah ke bawah. Profil konsumen ini dapat diperoleh melalui informasi yang ditangkap oleh distributor, seperti program loyalitas pelanggan untuk Hypermart yang berada di dalam Matahari Grup dengan adanya Matahari Club Card (MCC). Informasi mengenai profil konsumen dan barang yang dibeli kemudian dianalisis untuk mendapatkan korelasi pola konsumsi dan profil demografi pelanggan berdasarkan data input MCC. 4. Aktivitas Pengendalian Kegiatan ini merupakan bagian evaluasi yang dilakukan pihak manajemen terkait dengan penilaian kinerja masing-masing bagian dalam proses bisnis. Software yang dipergunakan berupa Microsoft SQL Server Reporting Service dengan prosedur yang dilakukan adalah melakukan monitoring KPI terhadap laporan yang dihasilkan secara periodik. Produk informasi yang dihasilkan berupa informasi Data Qualitydan Data Cleansing Report, Key Performance Indicator dari hasil output informasi aplikasi dengan kondisi aktual yang terjadi di pasar. Peranan teknologi informasi memberikan banyak manfaat bagi perusahaan, seperti mampu meringankan aktivitas bisnis yang kompleks serta menghasilkan informasi yang dapat dipercaya, relevan, tepat waktu, lengkap, dapat dipahami, dan teruji dalam rangka perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan manajemen. Selain itu, efisiensi kegiatan operasional perusahaan dan kinerja perusahaan juga dapat ditingkatkan. Akibatnya perusahaan dapat tetap bertahan dalam era informasi serta mampu menghadapi persaingan pasar global. Beberapa keuntungan lain yang diperoleh dari penerapan DSS bagi proses bisnis di PT XYZ sebagai berikut. 1. Mengoptimalkan penentuan tata letak penempatan kulkas di o Perusahaan melakukan investasi miliaran rupiah di kulkas (Cold Drink Equipment) tentunya mengharapkan adanya return yang sepadan atau melebihi nilai investasi tersebut. Optimalisasi penempatan kulkas sudah selayaknya dilakukan agar mudah dijangkau oleh konsumen. 2. Membantu perusahaan dalam melakukan forecasting. Proses forecasting pasti memerlukan indikator yang lain seperti tren penjualaan perusahaan dan faktor eksernal seperti tingkat inflasi, suku bunga, dan nilai tukar rupiah. Berdasarkan pembahasan yang telah diuraikan terkait penggunaan DSS di PT XYZ, pentingnya peranan DSS di PT XYZ adalah memberikan kemudahan dalam memproses data atau informasi bagi manajemen PT XYZ khususnya marketing dan research and development (R&D). Selain itu, DSS membantu dalam penghematan waktu yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah, menghasilkan solusi dengan lebih cepat dan hasilnya dapat diandalkan dengan data yang tersedia, serta mampu menyajikan berbagai alternatif. Kemampuan DSS ini dapat dimanfaatkan untuk menyediakan bukti tambahan sebagai penjelasan dalam memperkuat posisi manajemen terhadap penentuan strategi marketing dan produk PT XYZ di pasar. Penerapan DSS yang dilakukan di PT XYZ pun dapat meningkatkan produktivitas dan kontrol implementasi dari manajemen. Penggunaan DSS di PT XYZ memiliki peranan penting dalam mendukung proses pengambilan keputusan khususnya di divisi marketing. Berbagai manfaat yang dirasakan manajemen diantaranya mendukung program promosi pemasaran, membantu penterasi pasar dan memahami prilaku konsumen, mengoptimalkan penentuan tata letak, dan membantu perusahaan dalam melakukan forecasting. Potensi resiko aplikasi DSS ini terjadi apabila perusahaan sulit mendapatkan data eksternal dari outlet karena data merupakan komponen utama dan vital dalam pemanfaatan DSS ini. Oleh karena itu dibutuhkan peningkatan kerjasama dengan outlet seperti membagi hasil pengolahan data sehingga outlet dapat merasakan manfaat yang sama. Membangun DSS yang bagus dan handal tentunya membutuhkan dukungan baik segi teknis dan non teknis, salah satunya adalah aspek keamanan. Keamanan data merupakan hal yang sangat penting dalam menjaga kerahasiaan informasi terutama yang berisi informasi sensitif yang hanya boleh diketahui oleh pihak yang berhak saja, apalagi pengirimannya dilakukan melalui jaringan publik. Apabila keamanan data tersebut tidak maksimal maka data tersebut dapat disadap oleh pihak yang tidak berhak. Sistem keamanan informasi yang lemah dapat memberikan dampak negatif terhadap pencapaian tujuan enterprise atau organisasi secara umum dan tujuan aplikasi DSS secara khusus. Oleh karena itu, penerapan keamanan informasi yang menyeluruh dan terintegrasi sangat diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Penerapan tersebut melindungi organisasi dari risiko yang dapat memberikan kerugian khususnya finansial. Manfaat yang diberikan dapat dirasakan terutama oleh organisasi skala enterprisesberbasis TI yang menganggap bahwa keamanan informasi merupakan faktor yang penting. Berdasarkan tujuan dan pengamanan informasi, maka kami perlu mengidentifikasi kerawanan data yang mungkin terjadi didalam penerapan aplikasi DSS di PT XYZ. KESIMPULAN Sistem informasi yang diaplikasikan pada proses pengambilan keputusan di PT XYZ mencakup seluruh kategori informasi sistem baik Operational Support System (OSS) maupun Management Support System(MSS). OSS digunakan dengan baik sebagai penunjang semua kegiatan operasional perusahaan dan MSS dimanfaatkan manajemen perusahaan untuk menyusun langkah strategis. Di sisi lain, peranan DSS menjadi sangat penting dalam beberapa dekade ini terutama untuk mendukung pengambilan keputusan terkait kebijakan dan strategi perusahaan dalam hal persaingan usaha. Perusahaan yang menguasai informasi hampir dapat dipastikan akan memenangkan persaingan dalam memperebutkan pangsa pasar. PT XYZ dalam hal ini menggunakan aplikasi DSS untuk menganalisis perilaku konsumen atau disebut Marketing Management Support System (MMSS). Pemanfaatan MMSS ini diharapkan dapat membantu PT XYZ dalam mencapai atau melebihi target perusahaan, melakukan promosi yang efektif, dan optimalisasi tata letak kulkas (cold drink equipment). Namun keberhasilan MMSS ini tidak akan bisa terwujud apabila data dan informasi yang dibutuhkan oleh sistem tidak tersedia karena kurangnya koordinasi dengan outlet yang ada. Jakarta, 10 September 2018 Mayang Sari DAFTAR PUSTAKA Putra. Yananto Mihadi. (2018). Modul Kuliah Sistem Informasi Manajemen: Pengantar Sistem Informasi Manajemen. FEB – Universitas Mercubuana: Jakarta. Robbins, Stephen P. (2003); Organizational Behavior, Prentice Hall International, Inc Werther, William. B Dan Keith. Davis 1996. Human Resources and Personnel Management. Fifth Edition. USA: McGraw Hill, Inc. Lesile and Phililies, G. 1996. Strategic Management, Concepts and Experience. McLeod, Raymond, Jr and George, Schell, 2001, Management Information Systems, 8 thedition, Prentice-Hall International, Inc, New Jersey. Fenner, A. (2002). Placing Value of Information. Library Philosofy and Practice Vol. 4, No. 2. ISSN 1522-0222 Moody, D. & Walsh, P. (1999). Measuring the Value of Information: an Asset Valuation Approach. European Conference of Information System (ECIS ‘99). Dedrick, J., Gurbaxani, V., & Kraemer, K. L.(2003). Information technology and economic performance: A critical review of the empirical evidence. ACM Computing Surveys, 35(1), 1-28. Drucker, P. (1992). The Economy’s Power Shift. Wall Street Journal, September 24. Economics and Statistics Administration (2003). Digital Economy 2003. U.S. Department of ITGI. (2009). Board Briefing on IT Governance. 2nd Edition. IT Governance Institute. Kisdarto, A. (2002). Menuju SDM Berdaya – Dengan Kepemimpinan Efektif dan Manajemen Efisien. PT. Elex Media Komputindo. Jakarta. Loose, R.M. (1997). A Dicipline Independent Definition of Information. Journal of the American Society for Information Science 48 (3), halaman. 254-269. Low, L. (2000). Economics of Information Technology and the Media. Singapore. University Press. http://yolivia.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/24/bagaimana-suatu-perusahaan-menggunakan-sistem-informasi-untuk-menunjang-strategisnya/ http://grace.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/12/23/penggunaan-sistem-informasi-di-suatu-perusahaan-untuk-menunjang-strategisnya/