“IMPLEMENTASI MANAJEMEN KEAMANAN INFORMASI PADA PERUSAHAAN UNTUK MENDAPATKAN KERAHASIAAN, KETERSEDIAAN, SERTA INTEGRITAS PADA SEMUA SUMBER DAYA INFORMASI PERUSAHAAN BUKAN HANYA PERANTI KERAS DAN DATA, DISERTAI DENGAN CONTOH KASUSNYA” Bagaimana Implementasi penerapan manajemen keamanan informasi pada perusahaan? a. Manajemen Resiko dibuat untuk menggambarkan pendekatan ini di mana tingkat kemanan sumber daya informasi perusahaan dibandingkan dengan resiko yang dihadapinya. Terdapat pilihan lain untuk merumuskan kebijakan keamanan informasi suatu perusahaan, yaitu tolok ukur keamanan informasi. Contoh penerapannya: PT. Angkasa Pura I (Persero) adalah penambahan utang untuk struktur modal. Penambahan utang akan menambah risiko Perseroan, jika tidak dapat terpenuhi dapat berujung pada hilangnya aset atau kerusakan nama baik. Serta terdapat ketidakpastian apakah Perseroan dapat membayar hutang dengan tepat waktu serta sesuai dengan perjanjian yang telah disetujui sebelumnya, terutama jika terjadi sesuatu yang tidak dapat diperkirakan sebelumnya (unforeseen circumstances). Namun penambahan utang akan menambah modal untuk proses bisnis, dan meningkatkan tingkat pengembalian yang diharapkan (expected return). b. Manajemen Tolok Ukur adalah tingkat keamanan yang disarankan yang dalam keadaan normal harus menawarkan perlindungan yang cukup terhadap gangguan yang tidak terotorisasi. Tolok ukur semacam ini ditentukan oleh pemerintah dan asosiasi industri. Ketika perusahaan mengikuti pendekatan ini, yang disebut kepatuhan terhadap tolok ukur (benchmark compliance) , dapat diasumsikan bahwa pemerintah dan otoritas industri telah melakukan pekerjaan yang baik dalam mempertimbangkan berbagai ancaman serta resiko dan tolok ukur tersebut menawarkan perlindungan yang baik. Apa dampak positif dan negatif dari penerapan manajemen keamanan informasi? Positif : Pesatnya perkembangan media digital secara nyata akan membawa suatu pola pikir, sikap dan tindakan / prilaku bagi setiap individu. Dalam wacana praktis, perubahan tersebut paling tidak akan membawa individu ke dalam pola hidup yang menurutnya efektif dan efesien. Alasan dasar inilah bagi para kaum kosmopolitan bahwa perkembangan media digital merupakan media pencerah peradaban yang lebih maju. Yang jelas pada aras ini, perkembangan media digital akan membawa dampak positivisme sehingga dapat meningkatkan kualitas hidupnya. Seperti yang dikutip oleh Zulkarimien Nasution Dalam bukunya Teknologi Komunikasi Dalam Perspektif, suatu lokakarya kebijakan komunikasi yang bertema “The power of the individual in the information age” di Aspen Istitute, Colorado, Amerika, dimana media digital sebagai sebuah aset terutama dalam hal revolusi teknologi komunikasi dan informasi, maka ada kecendrungan membawa harapan-harapan berupa: 1. Sebagai Media Pengambilan Keputusan Peran Manajemen Sistem Informasi sangatlah penting di dalam pengambilan keputusan Greader, baik itu pada sebuah organisasi maupun perusahaan. Bagaimana tidak, dengan adanya sistem informasi kita langsung dapat mengetahui konsekuensi dari hasil keputusan tersebut yang akan di terapkan nantinya di dalam menjalankan operasional perusahaan maupun organisasi. Dilihat dari dampak positif maupun negatif yang akan di alami oleh satu pihak atau mungkin bahkan kedua belah pihak dalam menjalankan organisasi maupun perusahaannya. 2. Sebagai Media Penyedia Data Dilihat dari peran Sistem Informasi sebagai penyedia Data, maka Sistem Informasi Greader juga di tuntut untuk memberikan atau menyediakan informasi penting kepada organisasi maupun perusahaan tersebut guna untuk memberikan referensi perusahaan maupun organisasi bagaimana menjalankan perusahaan maupun organisasi dengan baik juga Greader. 3. Sebagai Media Komunikasi Sistem Informasi ini Greader juga bertindak sebagai alat komunikasi pihak internal maupun eksternal pada organisasi tersebut. Pihak internal merupakan hubungan komunikasi yang terjadi hanya di dalam organisasi itu saja, contohnya hubungan antara karyawan dengan karyawan ataupun bawahan dengan atasannya, sedangkan pihak eksternal yaitu komunikasi yang menghubungkan antara pihak organisasi dengan pihak / orang-orang yang melakukan kerja-sama dengan organisasi tersebut, contohnya hubungan kerja sama antar organisasi baik itu dalam bentuk bisnis maupun dalam mewujudkan suatu tujuan yang ada pada masing-masing organisasi tersebut. Komunikasi pihak eksternal juga menghubungkan antar perusahaan dengan masyarakat, apabila perusahaan tersebut sebagai penyedia jasa. Biasanya berisi tentang keluhan masyarakat pelayanan organisasi maupun perusahaan, maupun saran dan kritik dari masyarakat kepada perusahaan dan organisasi tersebut. 4. Sebagai Media Penyimpanan Terbesar Kelebihan yang di miliki manajemen sistem informasi sangatlah banyak Greader, salah satunya yang menjadi alasan utama organisasi dan perusahaan menerapkan manajemen sistem informasi ini pada perusahaan maupun organisasinya adalah media penyimpanan yang mampu menyimpan data/informasi dalam jumlah yang sangat besar Greader, baik itu dalam bentuk ruang yang kecil namun pengguna dapat dengan mudah untuk mengaksesnya. Organisasi maupun perusahaan yang berskala kecil dan besar pasti membutuhkan media penyimpanan yang besar guna untuk berpartisipasi dalam operasional perusahaan maupun organisasi. 5. Hemat Manfaat dari penerapan Manajemen Sistem Informasi terhadap organisasi maupun perusahaan yang paling terasa Greader yaitu pada biaya operasional yang jauh lebih murah daripada pengerjaan yang dilakukan secara manual. Dalam kasus yang ini Greader, manusia tergantikan oleh teknologi-teknologi yang telah ada. 6. Kebebasan dan kompetensi individual akan ditingkatkan: • Kemajuan dalam pengolahan informasi dapat memperluas daya bakat dan kemampuan manusia (human talent). Seyogiyannya beasiswa atau programlainya digunakan untuk “ mendorong kecapatan adaptasi” untuk membujuk masyarakat dari lapangan yang berbeda agar belajar begaimana menggunakan dan memetik manfaat dari teknologi infomasi. • Sistem-sistem yang baru akan menjamin kenyamanan pribadi yang lebih besar pada individu, suatu rumah yang lebih aman, dan bahkan” kesepian yang lebih bekurang.” • Masyarakat akan menulis lebih baik dan lebih cepat dan menyimpan dan berhubungan dengan ide sacara lebih baik, terima kasih kepada pengolah kata (word-processors). • Individu akan menikmati bukan sekedar effisiensi yang lebih tinggi dalam melakukan tugas harian, tapi interaksi yang lebih besar dengan orang dan kepentingan yang lain, jadi merangsang kreatifitas dan partisipasi pribadi. • Pendidikan dapat dibuat lebih demokratis: metoda mengajar dengan menggunakan computer akan bersifat responsive kepada individu, kepada kebutuhan dan gaya belajar siswa tertentu. • Karakteristik sebagian besar dari penanganan informasi saat ini yang membosankan akan dapat disembuhkan, membebaskan untuk menggunakan waktu pada kreatifitas yang tinggi. 7. Kemajuan yang berikutnya akan memperkokoh ekonomi: • Teknologi yang lebih efesien akan membantu pekerjaan informasi lebih produktif. • Teknologi dapat menjadi subsitusi yang bersih dan energy-lean bagi proses-proses lain yang menimbulkan polusi dan menghabiskan sumber daya enerji. • Informasi pasar lebih mudah diperoleh, menghasilkan transaksi yang lebih efesien dan langkah yang lebih persis untuk memperbaiki kegagalan. • Penyampaian jasa akan menjadi lebih murah, sebab sistem baru memperluas “kehadiran” penyedia jasa dan membantu dalam membangkitakan pasar. • Dengan berkurangya ketidakpastian, penyesuaian perniagaan dan pemerintah kepada kondisi yang baru akan bertambah cepat dan lebih efektif. 8. Tawaran dari media akan menyajikan suatu rentang minat dan selara yang luas • /Berkembangnya biaknya saluran media ke rumah. • Sistem-sistem baru seperti videoteks akan memudahkan biaya dan keikutsertaan dalam kompetisi media dan jasa informasi baru, membuat bertambah mendekatnya masa dimana “ setiap orang merupakan penerbit sendiri.” • Konvergensi dari teknologi akan menuju suatu fleksibilitas modes komunikasi yang lebih besar, seperti telah dicontohkan oleh mulainya suratkabar ke dalam bentuk penyampaian digital yang berbentuk khusus. 9. Ikatan Komunitas akan bertambah luas dan kokoh: • Media interaktif akan memperluas respon terhadap kebutuhan manusia. • Computer akan membuat sistem informasi yang saat sekarang masih incompatible menjadi compatible. Negatif: Bagi cara pandang kaum fundamental akan sangat berbeda dengan kaum kosmopolitan. Mereka menganggap pesatnya pekembangan media digital sebagai salah satu faktor yang dapat mengaakibatkan perbenturan budaya. Dalam pandangan Mark Slouka, ini seperti sebuah paradoks. Di satu pihak, media digital dapat membuka cakrawala dunia yang sangat menjanjikan yang kaya warna, kaya nuansa, kaya citra, namun disisi lain ini akan menjadi sebuah dunia yang seakan-akan tanpa kendali. Karenanya menurut hemat saya, dampak pesatnya media digital paling tidak akan membawa beberapa dampak perubahan negatif seperti: 1. Bertambahnya angka pengangguran Kelemahan Manajemen Sistem Informasi terhadap perusahaan dan Organisasi ialah memberikan dampak untuk lingkungan sosial seperti pengurangan tenaga kerja yang dapat menimbulkan bertambahnya angka pengangguran. Tergantinya manusia sebagai tenaga kerja dengan teknologi-teknologi yang telah ada. 2. Keamanan yang mengharuskan untuk canggih Adanya media penyimpanan data-data dan informasi yang bersifat penting dan tersimpan pada satu server / database mengharuskan adanya keamanan yang canggih guna untuk menghindari kehilangan data/informasi penting tersebut dari perilaku orang - orang yang memiliki niat kejahatan dan menguntungkan diri sendiri. 3. Data tampering, dimana si pelaku melakukan pencurian data. Serangan yang paling umum pada sistem komputer. 4. Program yang sengaja diberikan yang didalamnya terdapat virus yang dapat merusak komputer. 5. Membudayanya budaya massa dalam suatu komunitas masyarakat, dimana pola kehidupan yang dinamis ditimbulkan karena adanya keinginan dibidang ilmu pengetahuan dan teknologi. 6. Rasa sosial terhadap lingkungan sekitar menjadi acuh. 7. Terjadinya polusi informasi. 8. Merebaknya kejahatan teknologi seperti pelanggaran hak cipta / pembajakan, cybercrime (kejahatan maya). 9. Tumbuhnya sikap hedonisme dan konsumtif Sebagai kesimpulan akhir, bagaimanapun dunia yang semakin mengglobal dan pesatnya perkembangan media digital apabila di sikapi secara arif dan cerdas, maka yang akan terjadi adalah dampak postif tersebut akan berpihak terhadap kita, begitu pula sebaliknya. Oleh karena itu, tampaknya kita harus berkontemplasi sejenak bahwa, “sebenarnya perkembangan globalisasi yang salah satunya ditandai adanya perkembangan media digital itu tidaklah berbahaya, akan tetapi seharusnya kita tahu bagimana memposisikannya dengan tepat, itulah kata kuncinya.” Dampak Positif Teknologi Informasi dan Komunikasi di Bidang Ekonomi Teknologi yang berkembang pesat, baik teknologi informasi, komunikasi, maupun transportasi. Sehingga orang dapat berhubungan melewati batas-batas negara. Lebih lanjut dampak positif teknologi informasi dan komunikasi di bidang ekonomi adalah: 1. Pertumbuhan ekonomi yang semakin tinggi. 2. Terjadinya industrialisasi. 3. Produktifitas dunia industri semakin meningkat. Kemajuan teknologi akan meningkatkan kemampuan produktivitas dunia industri baik dari aspek teknologi industri maupun pada aspek jenis produksi. Investasi dan reinvestasi yang berlangsung secara besar-besaran yang akan semakin meningkatkan produktivitas dunia ekonomi. Di masa depan, dampak perkembangan teknologi di dunia industri akan semakin penting. Tanda-tanda telah menunjukkan bahwa akan segera muncul teknologi bisnis yang memungkinkan konsumen secara individual melakukan kontak langsung dengan pabrik sehingga pelayanan dapat dilaksanakan secara langsung dan selera individu dapat dipenuhi, dan yang lebih penting konsumen tidak perlu pergi ke toko. 4. Persaingan dalam dunia kerja sehingga menuntut pekerja untuk selalu menambah skill dan pengetahuan yang dimiliki. Kecenderungan perkembangan teknologi dan ekonomi, akan berdampak pada penyerapan tenaga kerja dan kualifikasi tenaga kerja yang diperlukan. Kualifikasi tenaga kerja dan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan akan mengalami perubahan yang cepat. Akibatnya, pendidikan yang diperlukan adalah pendidikan yang menghasilkan tenaga kerja yang mampu mentransformasikan pengetahuan dan skill sesuai dengan tuntutan kebutuhan tenaga kerja yang berubah tersebut. 5. Kemajauan ekonomi dalam bidang kedokteran mampu menjadikan produk kedokteran menjadi komoditi. 6. Semakin maraknya penggunaan TIK akan semakin membuka lapangan pekerjaan. 7. Dengan fasilitas pemasangan iklan di internet pada situs-situs tertentu akan mempermudah kegiatan promosi dan pemasaran suatu produk. 8. Perusahaan dapat menjangkau pasar lebih luas, karena pembeli yang mengakses internet tidak dibatasi tempat dan waktu. 9. Perusahaan tidak perlu membuka cabang distribusi. 10. Pengeluaran lebih sedikit, karena pegawai tidak banyak. 11. Harga barang lebih murah, karena biaya operasionalnya murah. 12. Bisnis yang berbasis TIK atau yang biasa disebut e-commerce dapat mempermudah transaksi-transaksi bisnis suatu perusahaan atau perorangan. 13. Pemanfaatan TIK untuk membuat layanan baru dalam perekonomian dan bisnis antara lain internet banking, SMS banking, dan e-commerce. • Internet Banking Internet banking adalah layanan perbankan yang dilakukan dengan menggunakan internet. Transakasi yang dapat dilakukan adalah pengecekan saldo, transfer uang, pembayaran tagihan. Keuntungan internet banking bagi bank adalah bank dapat memberikan keleluasaan kepada nasabah untuk melakukan transaksi dimana saja dan kapan saja. Keuntungan internet banking bagi nasabah antara lain: a. Menghemat waktu, karena tidak perlu datang ke bank untuk melakukan transaksi. b. Menghemat biaya, karena transportasi menuju ke bank dapat dihilangkan. c. Lebih cepat, karena tidak perlu menunggu antrean yang banyak. • SMS Banking SMS Banking adalah layanan perbankan yang dilakukan dengan menggunakan SMS (Short Message Service). Transaksi yang dapat dilakukan adalah pengecekan saldo, transfer uang, dan pembayaran tagihan. • E-commerce Perdagangan elektronik (Electronic commerce ) Electronic commerce adalah perdagangan yang dilakukan dengan memanfaatkan internet. Keuntungan perdagangan elektronik antara lain: 1. Perusahaan dapat menjangkau pasar lebih luas, karena pembeli yang mengakses internet tidak dibatasi tempat dan waktu. 2. Perusahaan tidak perlu membuka cabang distribusi 3. Pengeluaran lebih sedikit, karena pegawai tidak banyak. 4. Harga barang lebih murah, karena biaya operasionalnya murah. Keuntungan yang diperoleh konsumen antara lain: a. Konsumen tidak perlu ke toko untuk mendapat barang. b. Pembeli dapat menghemat waktu dan biaya perjalanan. c. Konsumen dapat membandingkan harga dari pemasang iklan lain di internet. d. Konsumen dapat membeli barang yang di dalam negeri tidak ada e. Harga barang lebih murah. 14. Dengan berkembangnya TIK yang menyebabkan banyaknya bermunculan pedagang online, konsumen tidak perlu ke toko untuk mendapat barang. 15. Pembeli dapat menghemat waktu dan biaya perjalanan. 16. Konsumen dapat membandingkan harga dari pemasang iklan lain di internet. 17. Konsumen dapat membeli barang yang tidak ada di dalam negeri. 18. Di bidang bisnis baik perdagangan barang maupun jasa computer akan sangat penting untuk kegiatan transaksi baik rutin, periodik, maupun insidentil dan menyediakan informasi dengan cepat dan tepat.Sistem Informasi Manajemen (SIM) / Management Information system (MIS), merupakan sistem informasi yang sudah banyak diterapkan pada perusahaan yang bergerak bidang perdagangan barang dan jasa baik pada perusahaan besar, menengah, bahkan perusahaan kecil. Di perusahaan dagang seperti department store, telah dipergunakan mesin cash register (mesin kasir) yang dilengkapi dengan kontrol komputer sehingga mesin tersebut dapat dikontrol oleh pihak manajer hanya dari ruangan kerjanya secara cepat dan tepat, untuk scanning barcode kode barang dagangan, menghitung rugi laba, inventori dan sebagainya. Dampak Negatif Teknologi Informasi dan Komunikasi di Bidang Ekonomi Beberapa dampak negatif dari Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam bidang pemerintahan, antara lain: 1. Dengan mudahnya melakukan transaksi di internet menyebabkan akan semakin memudahkan pula transaksi yang dilarang seperti transaksi barang selundupan atau transaksi narkoba. 2. Hal yang sering terjadi adalah pembobolan rekening suatu lembaga atau perorangan yang mengakibatkan kerugian financial yang besar. 3. Dengan kecanggihan teknologi informasi dan komunikasi menyebabkan banyaknya terjadi kasus penipuan dalam perdagangan online. 4. Resistensi Membeli Secara Online. Bagi orang awam yang belum pernah bertransaksi secara online, akan merasa janggal ketika harus bertransaksi tanpa bertatap muka atau melihat penjualnya. Belum lagi ketakutan bila pembayaran tak terkirim atau tak diterima. Atau barang tak dikirim, atau bahkan barang dikirim tetapi tak diterima. 5. Violance and Gore. Kekejaman dan kesadisan juga banyak ditampilkan dalam dunia bisnis di internet. Karena segi bisnis dan isi pada dunia internet tidak terbatas, maka para pemilik situs menggunakan segala macam cara agar dapat menjual situs mereka, salah satunya dengan menampilkan hal-hal yang tabu. 6. Carding. Karena sifatnya yang langsung (real time), cara belanja dengan menggunakn kartu kredit adalah cara yang paling banyak digunakan dalam dunia internet. Para penjahat internetpun paling banyak melakukan kejahatan dalam bidang ini. Dengan sifat yang terbuka, para penjahat mampu mendeteksi adanya transaksi (yang menggunakan kartu kredit) online dan mencatat kode kartu yang digunakan. Untuk selanjutnya mereka menggunakan data yang mereka daptkan untuk melakukan kejahatan. 7. Cybercrime Cybercrime adalah kejahatan yang di lakukan seseorang dengan sarana internet di dunia maya yang bersifat: • Melintasi batas Negara • Perbuatan dilakukan secara illegal • Kerugian sangat besar • Sulit pembuktian secara hokum 8. Hacking Usaha memasuki sebuah jaringan dengan maksud mengeksplorasi atupun mencari kelemahan system jaringan. Seperti hacking pada facebook yang sering terjadi sebagai sarana untuk jual beli online sehingga menimbulkan kerugian bagi penjual ataupun pembeli. 9. Cracking Usaha memasuki secara illegal sebuah jaringan dengan maksud mencuri, mengubah atau menghancurkan file yang di simpan pada jaringan tersebut. Dalam dunia bisnis online hal ini menimbulkan kerugian yang besar. 10. Saling menghujat di media sosial karena pengambilan foto-foto testimony ataupun foto-foto produk yang dijual tanpa izin. Apabila proses tersebut tidak berjalan maksimal, apakah dampaknya bagi perusahaan tersebut? Fenomena penyebab kegagalan ini dapat berasal dari 3 (tiga) stakeholder utamanya dari organisani/perusahaan tersebut, yaitu: management yang mewakili pihak perusahaan, vendors sebagai pihak ketiga yang membantu implementasi sistem baru tersebut, dan user sebagai pihak yang menggunakan sistem tersebut. Management adalah salah satu penyebab dari kesalahan peralihan sistem lama ke sistem baru, hal tersebut dapat terjadi oleh beberapa faktor, antara lain • Kurangnya dukungan dan komitmen dari pimpinan puncak dan manajemen perusahaan, sehingga inisiatif sistem baru yang digulirkan berjalan dengan tersendat-sendat, Buruknya perencanaan yang disusun oleh pihak manajemen sehingga ketika ingin dieksekusi mengalami banyak hambatan dan kesulitan. • Ketidakinginan manajemen dalam “merubah paradigma” berpikir maupun bekerja lebih senang kondisi status quo sehingga berbagai prasyarat utama untuk menjalankan atau mengimplementasikan sistem baru tersebut tidak tercapai • Ekspektasi yang terlampau berlebihan dari pihak manajemen terhadap sistem baru yang ingin diterapkan tanpa perduli dengan isu-isu terkait dengan cara atau pendekatan atau strategi menerapkan sistem tersebut secara efektif, • Pendefinisian kebutuhan yang kabur, sehingga ruang lingkup sistem baru yang ingin diterapkan menjadi tidak jelas yang tentu saja mempertinggi resiko kegagalan dalam implementasinya. • Sosialisasi mengenai sistem baru yang buruk kepada segenap karyawan perusahaan sehingga banyak pihak yang menolak dibandingkan dengan yang mendukung. Pihak berikutnya yang dapat menyebapkan terjadinya kegagalan peralihan sistem informasi lama ke sistem informasi baru adalah pihak ketiga atau vendor. Faktor faktor kegagalan yang disebapkan oleh vendor : • Kurangnya pengalaman dari vendor maupun orang yang ditugaskan untuk mengimplementasikan sistem baru tersebut terutama untuk ruang lingkup penugasan serupa di industri yang sejenis. • Tidak mampu memberikan pemahaman dan penjelasan yang baik dan benar mengenai paradigma yang dipergunakan dalam sistem baru kepada mereka yang berkepentingan sehingga seringkali terjadi kekeliruan dalam cara memandangnya. • Pemilihan aplikasi yang keliru, atau tidak sesuai dengan situasi dan kondisi perusahaan yang membutuhkannya. • Salah dalam usaha membantu manajemen dalam mendefinisikan kebutuhannya sehingga ketika sistem baru tersebut diterapkan, tidak memberikan hasil sebagaimana yang diharapkan oleh para stakeholder terkait. • Tidak memberikan pelatihan yang memadai dan efektif kepada segenap stakeholder sehingga mereka tidak dapat menggunakan dan memanfaatkannya secara baik. Pihak terakhir yang memiliki andil besar dalam dalam penyebap kegagalan sistem informasi lama ke sistem informasi baru adalah user sebagai pihak yang menggunakan sistem tersebut. Faktor-faktor yang dapat ditimbulkan oleh user adalah : • Ketidakinginan para user untuk merubah cara kerja dalam beraktivitas sehari-hari sehingga selalu menentang segala bentuk aplikasi sistem baru tersebut, yang pada dasarnya membutuhkan keinginan dan kemampuan untuk bekerja dengan cara yang lebih efektif dan efisien. • Kurangnya porsi pelatihan bagi para user agar yang bersangkutan memiliki kompetensi dan keahlian yang memadai untuk menjalankan sistem baru tersebut. • Harapan yang berlebihan dan cenderung keliru terhadap sistem yang baru yang biasanya para user menganggap bahwa teknologi informasi dan software dapat menyelesaikan segala masalah dan kesulitan yang ada. Perubahan SI lama ke SI baru dapat mengakibatkan kesalahan yang beresiko dan berakibat fatal bagi jalannya suatu organisasi apabila tidak tepat dalam pelaksanaan SI barunya. Dalam memperkecil resiko yang ada, maka perlu kiranya diperhatikan berbagai cara dalam mengkonversi sistem dan langkah-langkah yang harus dilakukan sebelum pengalihan sistem informasi. Menurut O’Brien (2005) operasi awal dari sistem bisnis yang baru dapat menjadi tugas yang sulit. Hal ini biasanya memerlukan proses konversi dari penggunaan sistem yang ada saat ini (sistem lama) ke operasi aplikasi yang baru atau yang lebih baik. Medote konversi dapat mempermudah pengenalan teknologi informasi yang baru ke dlam organisasi. Empat bentuk utama dari konversi sistem mencakup konversi paralel, konversi bertahap (phased), konversi percontohan (pilot), dan konversi langsung. Konversi suatu sistem lama ke sistem baru memerlukan suatu proses secara bertahap. Metode konversi dapat mempermudah pengenalan teknologi informasi yang baru kedalam organisasi. Empat bentuk utama dari konversi sistem adalah sebagai berikut: Konversi parallel, Konversi bertahap, Konversi percontohan, Konversi langsung Konversi parallel merupakan konversi dari sistem informasi lama ke sistem informasi baru, dimana baik sistem yang lama maupun yang baru dioperasikan secara bersama-sama hingga tim pengembangan proyek dan manajemen pemakai akhir setuju bahwa sistem informasi tersebut berjalan dengan baik. Keuntungan yang dapat diperoleh dengan penggunaan kedua metode sistem ini adalah resiko kegagalan sistem informasi menjadi kecil, sedangkan kelemahannya adalah penggunaan biaya yang cukup besar akibat pengoperasian kedua sistem tersebut . Jika diasumsikan sebuah perusahaan manufaktur menggunakan metode paralel dalam mengkonversi sistem informasi yang dimilikinya, apabila sistem informasi yang baru telah terinstal, namun terjadi kegagalan sistem karena sesuatu hal, maka perusahaan tersbut akan mengalami kendala dalam memproduksi produk sesuai dengan skedul yang telah ditentukan dan tentunya mengalami kerugian. Konversi percontohan atau lebih dikenal dengan istilah pilot conversion merupakan metode yang digunakan apabila sistem yang baru hendak diinstal pada banyak lokasi. Instalasi sistem baru dilakukan dilokasi tertentu sehingga dapat dievaluasi dan dilakukan perubahan atas kelemahan-kelemahan tersebut. Sistem informasi yang telah dievaluasi sehingga dapat beroperasi dengan baik kemudian menjadi contoh bagi lokasi lainnya. Keberhasilan dari lokasi ini akan menjadi pedoman untuk instalasi sistem informasi yang baru bagi lokasi lainnya. Apabila perusahaan seandainya mengkonversi SI yang baru pada lokasi-lokasi yang berbeda, apabila terjadi kesalahan maupun kegagalan sistem yang dapat mengganggu aktivitas operasional perusahaan, maka aktivitas bisnis dari keseluruhan lokasi yang tidak dapat berjalan sebagaimana yang diharapkan. Hal ini jelas akan mengganggu aktivitas operasional perusahaan secara menyeluruh dan dapat menciptakan kerugian yang sangat besar, baik kerugian tangible maupun intangible. Konversi bertahap merupakan konversi sistem infomasi (SI) yang lama ke SI baru yang dilakukan secara bertahap dengan menggunakan sebagian dari sistem informasi yang lama dan baru dengan proporsi aplikasi yang berbeda. Setiap kurun waktu tertentu sistem baru dan lama dievaluasi dan dikoreksi sampai akhirnya SI lama di ubah sepenuhnya menjadi SI baru. Konversi ini juga dapat dilakukan secara bertaha pada beberapa departemen, kantor cabang, atau lokasi yang dikonversi terlebih dahulu. Konversi bertahap memungkinkan proses implementasi secara bertahap di organisasi. Metode ini memberikan keuntungan dalam hal risiko kegagalan yang kecil, sedangkan kelemahannya adalah membutuhkan waktu yang cukup lama karena dilakukan secara bertahap. Konversi langsung merupakan SI lama ke SI baru secara langsung tanpa melakukan pengujian terlebih dahulu. Keunggulan metode ini adalah menggunakan biaya yang sangat murah, sedangkan kelemahannya adalah risiko kegagalan SI yang cukup besar. Untuk itu harus ada penanganan lebih lanjut mengenai perubahan sistem informasi yang baru. Hal-hal yang perlu dilakukan Agar kesalahan ini tidak terjadi lagi, adalah : • Lihat kembali dan koreksi visi yang ingin di bangun, pelajari implementasi apa yang belum maksimal dan latih sumber daya manusia agar mampu mengoptimalkan peranti yang sudah dibeli. Hal ini hanya akan mungkin untuk dilaksanakan apabila pimpinan perusahaan mengetahui tentang TI/sedikit tentang TI, sehingga dia paham apa yang ingin dicapai perusahaannya dengan mengaplikasikan TI ini. • Harus menciptakan sinergisme diantara subsistem-subsistem yang mendukung pengoperasian sistem sehingga akan terjadi kerjasama secara terintegrasi diantara subsistem-subsistem ini. Asumsi hanya akan tercapai apabila para perancang sistem ini mengetahui masalah-masalah informasi apa yang ada di perusahaan dan yang harus segera di selesaikan. Biasanya para perancang sistem ini akan mulai pada tingkat perusahaan, selanjutnya turun ke tingkat-tingkat sistem. • Para perancang sistem informasi harus menyadari bagaimana rasa takut di pihak pegawai maupun manajer dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan proyek pengembangan dan sistem operasional. Manajemen perusahaan, dibantu oleh spesialis informasi, dapat mengurangi ketakutan ini dan dampaknya yang merugikan dengan mengambil empat langkah berikut: • menggunakan komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan (job enhancement) dengan memberikan pada komputer tugas yang berulang dan membosankan, serta memberikan pada pegawai tugas yang menantang kemampuan mereka. • Menggunakan komunikasi awal untuk membuat pegawai terus menyadari maksud perusahaan. Pengumuman oleh pihak manajemen puncak pada awal tahap analisis dan penerapan dari siklus hidup sistem merupakan contoh strategi ini. • Membangun hubungan kepercayaan antara pegawai, spesialisasi informasi dan manajemen. Hubungan tersebut tercapai dengan sikap jujur mengenai dampak-dampak dari sistem komputer dan dengan berpegang pada janji. Komunikasi formal dan penyertaan pemakai pada tim proyek mengarah pada tercapainya kepercayaan. • Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan. Pertama, identifikasi kebutuhan pegawai, kemudian memotivasi pegawai dengan menunjukkan pada mereka bahwa bekerja menuju tujuan perusahaan juga membantu mereka memenuhi kebutuhan mereka. CONTOH PENERAPAN PADA PERUSAHAAN : KEAMANAN SISTEM INFORMASI PADA PERUSAHAAN P ERTAMINA REGION JAWA Keamanan data informasi elektronik menjadi hal yang sangat penting bagi perusahaan yangmenggunakan fasilitas IT dan menempatkannya sebagai infrastruktur penting. Sebab data atau informasiadalah asset bagi perusahaan tersebut. Berikut pengendalian keamanan system informasi pada perusahaan PERTAMINA EP REGION JAWA : 1.Kebijakan pengamanan (security police mengarahkan !isi dan misi manajemen agar kelangsunganorganisasi dapat dipertahankan dengan mengamankan dan menjaga integritas informasi yang penting yang dimiliki perusahaan.".Pengendalian akses sistem (System Sukses %ontrol. &engendalikan atau membatasi akses userterhadap informasi informasi dengan cara mengatur ke'enangan nya termasuk pengendaliansecara mobile omputing ataupun telenet'orking . &engontrol tata cara akses terhadap informasidan sumber daya yang ada meliputi berbagai aspek seperti : • Persyaratan bisnis untuk kendali akses. • Pengelolaan akses user user Success &anagement. • Kesadaran keamanan informasi User *esponsibilities. • Kendali akses ke jaringan • Kendali Success terhadapp system operasi (,perating System Success Kontrol. • Sukses terhadap aplikasi (Application Success & anagement. • Dengan dan penggunaan akses system (Monitoring System Success dan ). • Mobile computing and Telenet'orking. Mengembangan dan pemeliharaan system memastikan bah'a system operasi maupun aplikasi yang baru diimplementasikan mampu bersinergi melalui !erifikasi dan !alidasi. Pengamanan fisik dan lingkungan mencegah hilangnya atau kerusakan data yang disebabkan olehlingkungan fisik termasuk bencana alam dan penurian data yang tersimpan dalam media penyimpanan atau dalam fasilitas penyimpanan informasi yang lain. Penyesuaian memastikan implementasi kebijakan keamanan selaras dengan peraturan dan perundangan yang berlaku termasuk perjanjian kontrak melalui audit system secara berkala. Keamanan personel)paya mengurangi resiko dari penyalahgunaan fungsi dan'e'enang akibat kesalahan manusia manipulasi data dalam pengoperasian serta aplikasi oleh user.Kegiatan ang dilakuakn diantaranya adalah pelatihan2pelatihan mengenai kesadaran informasi agarsetiap user mampu menjaga keamanan data dan informasi dalam lingkungan kerja masing2masing. 4. Organisasi keamanan memelihara keamanan informasi secara global pada suatu organisasi atauinstansi memelihara dan menjaga keutuan system informasi yang dilakukan oleh pihak eksternaltermasuk pengendalian terhadap pengolahan informasi yang dilakukan oleh pihak ketiga. 5. Pengendalian asset memberikan perlindungan terhadap asset perusahaan yang berupa assetinformasi berdasarkan tingkat perlindungan yang ditentukan. erlindungan asset ini meliputiaccountability for asset dan klasifikasi informasi. 6. Pengelolaan kelangsungan usaha siaga terhadap resiko yang memungkinkan timbulnya majorfailure atau kegagalan system utama. Sehingga diperlukan pengaturan dan pengelolaan untukkelangsungan peruses bisnis dengan mempertimbangkan apek dari business majemen. Jakarta, 22 November 2018 Mayang Sari DAFTAR PUSTAKA Putra, Yananto Mihadi. (2018). Modul Kuliah Sistem Informasi Manajemen : Implementasi Sistem Informasi. FEB – Universitas Mercubuana: Jakarta. http://www.academia.edu/23350002/KEAMANAN_SISTEM_INFORMASI_PADA_PERUSAHAAN_PERTAMINA_EP_REGION_JAWA https://garudacyber.co.id/artikel/900-kelebihan-dan-kekurangan-manajemen-sistem-informasi-terhadap-organisasi-maupun-perusahaan https://blingjamong.wordpress.com/2013/11/18/1-1dampak-positif-dan-negatif-teknologi-informasi-dan-komunikasi-dalam-bidang-pendidikan-pemerintah-dan-ekonomi/ Giddensi, Anthony.2001. Runaway World: Bagaimana Globalisasi Merombak Kehidupan Kita.Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. Slaouka, Mark.1995. Ruang Yang Hlang: Pandangan Tentang Budaya Cyberspace Yang Merisukan.Bandung:Mizan. Nasution, Zulkarimein.1989.Teknologi Komunikasi Dalam Perspektif: Latar Belakang dan Perkembangannya. Jakarta: LP Fakultas Ekonomi UI. Muis, A.2001. Indonesia di Era Dunia Maya: Teknologi Informasi Dalam Dunia Tanpa Batas. Bandung: Remaja Rosda Karya. Ekspresi, Majalah Mahasiswa UNY, Edisi XIV Maret 2002 www.wikipedia.com

“PROSES IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI PADA PERUSAHAAN UNTUK MENDUKUNG KELANGSUNGAN AKTIFITAS BISNIS PERUSAHAAN” PENGANTAR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Sebuah masyarakat yang maju dan berkembang, pada dasarnya tidak akan terlepas dari apa yang dinamakan ilmu pengetahuan dan teknologi yang dimilikinya. Masyarakat modern yang berkembang pada era millenium dua ini merupakan masyarakat yang menikmati fasilitas dari sebuah perkembangan teknologi canggih. Dunia seakan menjadi sempit dengan teknologi, tidak ada yang mampu disembunyikan pada era modern sekarang ini. Mautidak mau, setuju tidak setuju kemajuan tekhnologi telah memasuki urat nadi kehidupan manusia. Maka saat ini kita lebih mengenal sebagai sebuah era masyarakat informasi dan tentunya ada masa dimana masyarakat belum mengenal informasi. Dari hampir semua lini kehidupan manusia dewasa ini telah menggunakan kecanggihan tekhnologi informasi, baik pada tingkat individual, kelompok, semua jenis organisasi, pada tingkat negara, dan bahkan dalam hubungan antar organisasi dan antar negara. Salah satu produk pekembangan tersebut ialah tumbuhnya disiplin ilmiah baru yang kini dikenal dengan istilah informatika. Walaupun terbilang masih baru, namun perkembangannya telah sangat dibutuhkan hampir semua orang, salah satu kontribusi substansial dan bahkan telah membuka kesadaran pada perbagai pihak tentang pentingnya informasi sebagai suatu Resource (sumber daya) organisasi yang strategis. Tentunya dalam perkembangannya ada suatu proses dalam masyarakat hingga mencapai sebuah tahapan sebuah sistem informasi yang sedemikian canggih seperti sekarang ini. Dibawah ini akan dijelaskan tahapan dan perbandingan perkembangan teknologi informasi di masyarakat : Masyarakat Pra – Informational è adalah masyarakat yang mengolah informasi secara “ traditional “ dalam arti tidak menggunakan sarana yang bermuatan tekhnologi tinggi atau bisa dikatakan “manual sistem “ Masyarakat Informational è adalah masyarakat yang mengolah berbagai komponen penanganan informasi dengan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi atau bisa dikatakan “ Computerisasi sistem “. Arti Penting Perlunyasebuah Sistem Informasi 1. Meningkatnya Kebutuhan masyarakat (konsumen) Tiap hari, terhadap kebutuhan Pokok dan kebutuhan pelengkap lainnya. 2. Tingkat kecerdasan (kemampuan berfikir) masyarakat meningkat searah dengan berkembangnya kualitas pendidikan di masyarakat 3. Kualitas hidup semakin meningkat dan penuh tantangan. 4. Pekerjaan tidak hanya satu (monoton) tetapi semakin banyak dan luas wilayahnya. 5. Kecenderungan Manusia Modern mencari alternatif untuk cadangan masa depan. 6. Orientasi hidup semakin jelas dan pemahaman managerial semakin tinggi. 7. Persaingan hidup semakin ketat dan membutuhkan banyak energi. 8. Kualitas pekerjaan (hasil karya) berubah interprestasinya dan dituntut setiap hasil pekerjaan untuk bisa cepat , cerdas, akurat dan segera bisa dimanfaatkan. 9. Persaingan dunia Usaha makin keras dengan adanya pasar bebas dunia. Contoh : Sebuah Perusahaan rokok. Saat pertama didirikan manajer hanya mengelola semua sistem perusahaan dengan cara manual. Namun setelah berkembang dan memerlukan perluasan usaha maka yang dikelola manajer tidak hanya bagian produksi saja, tetapi bagian: personalia,material, marketing, keuangan dll. Yang membutuhkan penanganan yang maksimal dan itu tidak bisa dilakukan dengan hanya mengandalkan satu orang tetapi karyawan yang banyak dari semua cabang yang ada di seluruh dunia. Maka pentingnya sebuah pengelolaan informasi pada perusahaan rokok tersebut mutlak diperlukan. Menurut McLeod, 1995 ( seorang pakar management ) : Seorang manajer mengelola lima jenis sumber daya utama yaitu : 1.Manusia 2.Material 3.Mesin (fasilitas dan energi) 4.Uang (capital) 5.Informasi ( data ) è Maka selain mengelola sumber daya fisik, manajer juga mengelola sumber daya informasi. èSeorang manajer memastikan bahwa sumber daya yang diperlukan terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna. èKemudian seorang manajer memastikan bahwa orang yang berkompeten dalam organisasilah yang menerima informasi tersebut dan memanfaatkannya. è Setelah informasi tersebut tidak lagi bermanfaat, manajer membuang atau menyimpan (sebagai arsip) informasi tersebut dan menggantinya dengan yang baru. ¯Sehingga seluruh aktivitas tersebut mulai dari : è Memperoleh informasi è menggunakannya seefektif mungkin è dan membuangnya/menyimpan pada saat yang tepat disebut œ MANAJEMEN INFORMASI œ ¯ Dampak Perubahan Dunia Global Beberapa tahun yang lalu sedikit sekali organisasi yang memiliki kepedulian terhadap informasi termasuk bagaimana memperolehnya, mengelola dan mendistribusikan kedalam seluruh organisasi. Namun karena adanya perubahan lingkungan bisnis, maka organisasi bisnis tidak bisa mengabaikan sistem informasi, terdapat kekuatan yang menjadi pendorong perubahan tersebut : 1.Perubahan ekonomi secara Global ( the emergence and strengthening of the global economy) sehingga terjadi : a.Manajemen dan pengendalian pada berbagai tempat dibanyak negara. b.Tingkat persaingan di pasar dunia c.Unit-unit usaha yang berada di lintas negara d.Sistem pengiriman produk antar negara. 2.Perubahan ekonomi industrial è elemen penting yang sangat berpengaruh terhadap perubahan ekonomi adalah : a.Pengetahuan dan informasi yang didasarkan atas nilai ekonomi. b.Produktivitas c.Produk dan jasa-jasa baru d.Kepemimpinan e.Persaingan berdasarkan waktu f.Siklus hidup produk yang lebih pendek g.Basis pengetahuan karyawan yang terbatas. 3. Perubahan Lingkungan Bisnis juga berpengaruh pada cara mengorganisir dan mengelola Perusahaan, sehingga dengan Teknologi informasi cara menciptakan nilai (hasil produksi barang dan jasa) juga berubah. PadaPerusahaan Tradisional umumnya : 1.Hirarki (jabatan yang berurutan) 2.Sentralistis 3.Pengelolaan struktur yang ditandai dengan prosedur operasi standart. Perubahanya pada Perusahaan : a.struktur organisasi yang mendatar b.Desentralisasi c.Fleksibilitas d.Kebebasan lokasi e.Biaya transaksi dan koordinasi yang rendah f.Pemberdayaan g.Kerjasama team. SISTEM INFORMASI :Sistem Informasi adalah seperangkat komponen yang saling berhubungan, dan yang berfungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pembuatan keputusan dan pengawasan dalam organisasi. : Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang mempunyai arti dan bermanfaat bagi manusia. : Data adalah aliran fakta-fakta mentah yang menunjukkan peristiwa yang terjadi dalam organisasi dan lingkungan fisik sebelum diorganisir dan ditata menjadi bentuk yang bisa difahami dan digunakan. Terdapat tiga Aktivitas pada Sistem Infromasi : 1.Input è adalah sekumpulan data mentah dalam organisasi maupun di luar organisasi untuk diproses dalam suatu sistem ekonomi. 2.Processing è adalah konversi/pemindahan, manipulasi dan analisis input mentah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi manusia. 3.Output è adalah distribusi informasi yang sudah diproses ke anggota organisasi dimana output tersebut akan digunakan. PERSPEKTIF BISNIS DALAM SISTEM INFORMASI : Sistem Informasi terdapat dalam ruang lingkup : 1.ORGANISASIè Terdapat tiga elemen kunci yaitu : Orang, Struktur dan prosedur,politik dan kultur. a.Orang Ø orang yang ahli pada bidangnya dipekerjakan dan dilatih untuk berbagai fungsi : termasuk penjualan dan pemasaran, manufaktur, keuangan, akuntansi, dan sumberdaya manusia. b.Struktur dan prosedur Ø Struktur mengacu pada pembagian tugas menurut keahlian orang di setiap bagiannya. Suatu organisasi mengkoordinasi kerja melalui hierarki yang tersruktur, formal, dan prosedur operasional yang standart. c.Politik dan kultur Ø Tingkatan dan keahlian yang berbeda dalam organisasi menimbulkan kepentingan dan sudut pandang yang berbeda pula. Hal ini seing menimbulkan konflik. Konflik juga merupakan dasar bagi politik organisasi. Sistem informasi muncul dengan berbagai perspektif, konflik, kompromi dan persetujuan yang semuanya ini merupakan sifat-sifat dari organisasi. 2.MANAJEMEN è manajemen menyelesaikan masalah-masalah bisnis dalam lingkungan bisnis, mereka membuat strategi organisasi untuk merespon, dan mereka mengalokasikan sumberdaya manusia dan keuangan untuk mencapai strategi dan mengkoordinasikan pekerjaan. Mereka juga harus melatih kepemimpinan yang bertanggung jawab. 3.TEKNOLOGI è teknologi informasi adalahsatu alat bagi manajer untuk menyesuaikan diri dengan lingkangan usahannya. Teknologi yang dimaksud misalnya perangkat keras komputer yang digunakan untuk membantu aktivitas :input, processing dan output dalam suatu sistem informasi. SISTEM INFORMASIDALAM ORGANISASI Keterangan Gambar : 1.Sistem Informasi pada Tingkat Operasional yakni sistem informasi yang memonitor aktivitas mendasar dan transaksi dari organisasi. Misal Kegiatan penjualan,penerimaan kas penjualan. Tabungan, gaji keputusan kredit, dan aliran bahan baku suatu pabrik. 2.Sistem Informasi pada Tingkat Pengetahuan yakni sistem informasi yang mendukung pekerja pengetahuan dan data dalam suatu organisasi. Tujuannya adalah membantu organisasi mengontrol aliran kertas kerja. 3.Sistem Informasi pada Tingkat Manjemen yakni sistem informasi yang mendukung monitoring, pengawasan, pembuatan keputusan, dan aktivitas administratif manajer. 4.Sistem Informasi pada Tingkat Strategis yakni sistem informasi yang mendukung kegiatan perencanaan jangka panjang dari manajemen puncak. Perhatian utama dari sistem ini adalah menyesuaikan perubahan pada lingkungan eksternal. Pengaruh Perkembangan Teknologi Informasi : 1.Tahun 1980-an telah terjadi revolusi pengolahan data, otomatisasi kantor, telekomunikasi, dan aplikasi lainnya dalam teknologi informasi yang digunakan dan berpengaruh langsung pada kinerja perusahaan besar maupun kecil. 2.Tahun 1990-an banyak organisasi yang menerapkan teknologi informasi hampir pada setiap peningkatan kinerja perusahaan dalam pengawasan manajerialnya. Contoh : Mesin scanning untuk harga produk pada pasar swalayan/supermarket,ATM (outomatic teller machine/ anjung tunai mandiri) sebuah mesin transaksi pengambilan uang tunai perbankan langsung secara langsung. 3.Selanjutnya pada tahun-tahun berikutnya perkembangan ide mendesain sebuah sistem informasi kian meningkat pesat seperti pada stasiun radio, stasiun televisi dan surat kabar. Juga pada media telekomunikasi hand phone dengan fasilitas yang kian canggih dengan permance menarik dan kecil, tetapi bisa mengakses internet dan hubungan telebanking sistem. 4.Kesempatan penerapan sistem informasi telah membawa penggunaan teknologi yang lebih besar daripada sebelumnya. Karena dihadapkan pada permintaan jasa yang berkembang, kebanyakan departemen sistem informasi telah melakukan perubahan dramastis dengan dukungan teknologi. Perubahan-perubahan tersebut diantaranya : a.Penurunan waktu pengembangan produk dan biaya pemanufacturan, tehnik yang biasa digunakan MAP (manufacturing automatic protocol) dan CIM (Computer intgrated manufacturing b.Jasa perbankan cross-selling c.Perbaikan sistem perdagangan eceran d.Peningkatan akses informasi pelanggan e.Memungkinkan pencatatan otomatis f.Mengintegrasikan semua fungsi nilai tambah g.Kontribusi terhadap persaingan secara keseluruhan. KOMPONEN DAN STRUKTUR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN * Batch Procesing (Proses Pengelompokan) Pada tahap awal perkembangan komputer , semua pemrosesan komputer berdasarkan batch-nya (Kelompoknya). Tehnisnya organisasi mengumpulkantumpukan traksaksi lalu diolah pada suatu waktu, kemudian dicatat kedalam media computer yang dapat dibaca, seperti pita magnetik. Selanjutnya secara fisik dibawa kepusat Komputer dan seluruh persedian diperbaharui melalui pemrosesan dimana tumpukan data harian ditambah master file persediaan komputer. Baru setelah itu menghasilkan laporan. * On – line sistem Dengan maksud menghindari kelambatan waktu dalam pemrosesan sistem Batch, dengan sistem on-line setiap transaksi dimasukkan langsung ke Komputer ketika terjadi transaksi. Bidang Aplikasi Pendukung Manajemen : 1.Transaction Procesing System► Sistem pemrosesan transaction, sistem ini memprose ribuan transaksi yang terjadi di organisasi setiap hari : penjualan, pembayaran, penerimaan, mengiriman dan penerimaan barang, sewa beli dll 2.Decision Support System (DSS)► adalah sistem yang berbasis komputer, biasanya bersifat interaktif, dirancang untuk membantu manajer atau membuat keputusan yang lain. DSS memasukkan baik data atau model untukmembantu pembuat keputusan dalam mengatasi masalah, khususnya masalah yang tidak terstruktur. 3.Group Decision Support System (GSS) ► sistem dirangcang untuk mendukung suatu kelompok tidak hanya individu sistem ini disebut GSS (Group Decision Support System) atau Electronik Meeting System (EMS) yang bertujuan untuk memberi keuntungan kekuatan bagi kelompok organisasi dalam membuat keputusan yang lebih baik dibandingkan dengan keputusan yang dibuat sendiri. 4.Geographic Information System (GIS) ► adalah suatu sistem berbasis komputer yang dirancang untuk mengumpulkan, menyimpan, mengambil, memanipulasi dan menampilkan data tempat (spatial data). GIS menghubungkan data ke peta yang ada dalam komputer sehingga karakteristik tempat dari data bisa dihimpun dengan mudah. GIS seringkali berfungsi sebagai DSS untuk menjalankan tugas penyeleksian tempat restauran fas food dan penetapan rute pengiriman barang. 5.Exccutive Information System (EIS) ► Konsep kunci dari sistem ini adalah mampu mengirim informasi terbaru tentang keadaan bisnis langsung pada eksekutif puncak. EIS didesain untuk digunakan secara langsung oleh manajer puncak tanpa bantuan perantara. EIS menggunakan tampilan grafik, komunikasi, dan metode penyimpanan data untuk memudahkan para eksekutif dalam mengakses secara on-line informasi terbaru tentang keadaan organisasi yang dipimpinnya. Bidang Aplikasi Pendukung Fungsional : 1.Office Automation► Otomasi kantor melibatkan seperangkatfungsi yang saling berhubungan dan dapat diintegrasikan dalam sistem tunggal. Fungsi-fungsi yang biasa dipakai adalah electronic mail, word processing, pengopian, penyimpanan dokumen, voice mail, desktop publishing. 2.Factory Automation ►melibatkan seperangkat mesin-mesing yang terkontrol secara numerik (numericsal controlled machines) yang menggunakan program komputer untuk mengawasi jalannya mesin-mesin canggih. 3.Computer Integrated Manufacturing (CIM) ► sistem yang menghubungkan MRP dan mesin yang dikontrol dengan angka (numerik) memungkinkan tidak hanya membuat jadwa,tapi mengawasi berbagai mesin yang sedang bekerja. Bidang Aplikasi Berbasis Teknologi : 1.Aftificial Intelligence (AI) ► Ide AI sendiri berdasarkan pemikiran bahwa bagaimana membuat komputer melakukan pekerjaan lebih baik dari yang dilakukan manusia. Sistem AI ini meliputi bahasa Natural, robot, sistem penglihatan dan pendengaran, sistem pakar, dan jaringan neural . a.Bahasa Naturalð ditujukan untuk menghasilkan sistem yang mampu menerjemahkan instruksi manusia ke dalam suatu bahasa yang memungkinkan komputer memahami dan melaksanakannya. b.sistem penglihatan dan pendengaran ð melibatkan pembuatan mesin yang memiliki kemampuan melihat atau bicara (atau keduanya) yang mempengaruhi prilaku dasar mereka. c.Sistem pakar ð (Expert Sistem) berkaitan dengan sistem bangunan yang memasukkan pembuatan keputusan yang logis dari seorang ahli manusia. d.Jaringan Neural ð yakni sistem terbaru yang mempelajari bagimana sistem nervous bekerja. 2.Virtual Reality ► sistem yang mengacu pada penggunaan sistem berbasis komputer yang menciptakan suatu lingkungan yang tampak nyata terhadap satu atau lebih sensor dari pengguna. 3.Bidang Aplikasi Berbasis Rancang Bangun ► a.Distibuted System ð adalah sistem dimana komputer dari beberapa ukuran diletakkan diberbagai tempatsuatu organisasi menjalankan aktivitas bisnisnya (kantor pusat,pabrik,toko,gudang,bangunan kantor) dan komputer tersebut dengan jalur telekomunikasi agar mampu menyokong proses bisnis. b.Keuntunngan : 1.Pelayanan dan respon yang meningkat terhadap pengguna lokal 2.Perilaku yang membaik karena melibatkan orang dalam (lokal) 3.Kemampuan untuk mengadaptasi struktur organisasi 4.Kemampuan mengelola yang meningkat karena bagian-bagian sistemnya lebih kecil. 5.Biaya penghitungan yang berkurang. c.Kelemahan: 1.Sangat tergantung pada jalur telkomunikasi 2.Menggunakan teknologi yang relatif baru dan kurang dipahami dengan baik. 3.Resiko pengamanan yang lebih besar karena mudah untuk diakses oleh orang lain 4.Tempat-tempat di dalam yang mungkin berbeda standarnya. 5.Membutuhkan koordinasi yang lebih besar. 6.Biaya komunikasi yang meningkat. d.Client.Server system ð adalah sistempemrosesan yang didistribusikan antara komputer server pusat, seperti minicomputer atau workstation, dengan jumlah komputer klien, yang biasanya dalam bentuk microkomputer destop. Sistem Informasi Dan Organisasi 1. PENGERTIAN ORGANISASI “ Organisasi yaitu kumpulan orang – orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang dilakukan berdasar atas suatu aturan tertentu dan penjabaran fungsi pekerjaan secara formal serta memiliki struktur formal, stabil yang membutuhkan sumberdaya dari lingkungan dan memprosesnya untuk menghasilkan output/keluaran yang maksimal “. 2. Tujuan a.Secara umum è Agar proses pekerjaan tercapai dengan cara diatur, disusun sehingga seluruh pekerjaan dapat diselesaikan secara efektif dan efisien. b.Secara khusus 1.Bidang agama> meningkatkan pendidikan moral dan iman. 2.Bidang sosial>kemanusiaan 3.Bidang ekonomi > mencari laba 4.Bidang politik> mencari kekuasaan 3.Manfaat Agar pelaksanaan tugas dilakukan lebih baik terkoordinir dan tujuan serta jalannya pekerjaan tercapai secara efektif dan efisien. 4. Asas / prinsip organisasi a.Asas / prinsip perumusan dan penentuan tujuan b.Asas / prinsip pembagian kerja c.Asas / prinsip pendelegasian wewenang d.Asas / prinsip organisasi e.Asas / prinsip efisiensi sederhana f.Asas / prinsip pengawasan umum 5. Struktur Organisasi a.Struktur Organisasi Garis è Digunakan pada perusahaan / lembaga yang sederhana / kecil b.Struktur Organisasi Fungsionalè Susunan organisasi yang memberikan gambaran pembagian tugas dan wewenang menurut fungsi pekerjaan c.Organisasi membutuhkan sistem informasi, agar tujuan dan kepentingan organisasi dapat tercapai. d.Sebuah Sistem Informasi agar berhasil dengan baik, maka kita harus mengenali organisasi dan berupaya mencari bentuk sistem informasi yang paling sesuai. Mengapa Perilaku Organisasi Penting Untuk Dipelajari ? Organisasi seperti halnya manusia dapat diidentifikasi dari perilakunya. Perilaku Tersebut dapat positif ataupun negatif. Banyak definisi tentang perilaku organisasi. Menurut Gibson (1996) perilaku Organisasi adalah sebagai penelaahan perilaku, sikap, dan prestasi manusia di dalam suatu kerangka organisasi, penggunaan teori, metode dan prinsip-prinsip dari berbagai disiplin ilmu seperti : psikologi, sosiologi dan antropologi budaya untuk mempelajari persepsi nilai-nilai, kapasitas belajar dan tindakan-tindakan individu ketika bekerja didalam kelompok dan didalam organisasi secara keseluruhan, penganalisisan dampak lingkungan luar atas organisasi dan sumber daya manusia, misi, tujuan, dan strateginya. Perilaku Organisasi adalah juga merupakan : 1.Cara berfikir, perilaku yang berada pada diri individu, kelompok dan tingkat organisasi. 2.Perilaku adalah multidisiplin, yang menggunakan prinsip, model, teori, dan metode-metode disiplin lain. Perilaku organisasi adalah bidang yang terus tumbuh dan berkembang dalam kedudukan dan pengaruhnya. 3.Adanya Orientasi Humanistik (humanistik Orientation)yang jelas dalam prilaku organisasi.ð Manusia dan prilaku mereka, persepsi, kapasitas pembelajaran, perasaan dan sasaran merupakan hal penting bagi perusahaan/organisasi. 4.Perilaku Organisasi berorientasi pada Kinerja, menyangkut sebab kinerja rendah atau tinggi dan bagamana cara meningkatkan kinerja. 5.Lingkungan eksternal memberikan dampak signifikan terhadap prilaku organisasi. 6.Karena bidang prilaku organisasi sangat tergantung dari disiplin yang dikenal, maka metode ilmiah menjadi penting dalam mempelajari variabel dan keterkaitan. Organisasi Merupakan Sistem sosial: hubungan antar individu dan kelompokdalam suatu organisasi menciptakan harapan bagi prilaku individu. Harapan ini diwujudnya dalam peran-peran tertentu yang harus dihasilkan. Orang harus memainkan peran seorang pemimpin, Sementara yang lainnya sebagai yang dipimpin. Manager menengah, karena mempunyai atasan dan bawahan, harus memainkan dua peran diatas. Organisasi memiliki kewenangan, status dan kekuasaan dan manusia dalam organisasi mempunyai beragam kebutuhan dari masing-masing sistem. Kelompok didalam organisasi juga mempunyai pengaruh yang kuat atas prilaku individu dan kinerja organisasi. Struktur dan Desain Organisasi Untuk bekerja secara efektif, manajer harus secara jelas memahami struktur organisasi. Struktur organisasi adalah pola formal aktivitas dan hubungan antara berbagai subunit organisasi. Didalamnya terkait dengan : 1.Desain Pekerjaan ý Desain Pekerjaan dihubungkan pada proses dimana manajer menspesifikasikan isi, metode dan hubungan pekerjaan untuk memenuhi kepentingan organisasi dan individu, dan harus bisa menjelaskan isi dan tugas serta posisi pimpinan unit dan hubungan posisi masing-masing anggota team. 2.Desain Organisasi ýBerkaitan dengan struktur organisasi secara keseluruhan dan berencana mengubah filosofi dan orientasi team. Usaha ini akan memberikan suatu struktur baru dari tugas, wewenang, dan hubungan antar personel yang dipercayainya akan menghubungkan perilaku individu dan kelompok dalam meningkatkan kinerja mutu. 3.Proses Organisasi : memberikan kehidupan terhadap struktur organisasi. Jika proses ini tidak berfungsi dengan baik, masalah yang tidak diinginkan akan berkembang. 4.Komunikasi : kelangsungan organisasi tergantung dari kemampuan manajemen menerima, meneruskan dan bertindak atas informasi. Proses komunikasi menggabungkan organisasi dengan lingkungan, demikian juga sebaliknya. Informasi mengalir dan dari organisasi serta di dalam organisasi. Informasi akan menyatukan aktivitas dalam organisasi. 5.Pengambilan Keputusan : Mutu pengambilan keputusan di suatu organisasi tergantung atas pemilihan sasaran yang tepat dan mengidentifikasi cara untuk mencapainya. Dengan integrasi yang baik antara faktor prilaku dan struktur, manajemen dapat meningkatkan kemungkinan tercapainya keputusan yang bermutu tinggi. Organisasi akan sangat tergantung pada keputusan individu maupun keputusan kelompok. manajemen yang efektif membutuhkan pengetahuaan dan kedua tipe keputusan tersebut. 6.Karakteristik Struktur Organisasi tersebut adalah : a.Pembagian tugas yang jelas b.Hirarki c.Aturan dan prosedur yang jelas d.Pertimbangan yang tidak terpisah-pisah (Impartial judgements) e.Kualifikasi posisi tehnis f.Efisiensi organisasi yang maksimum 7.Organisasi mempengaruhi sistem informasi : a.Karena organisasi akan berpengaruh terhadap sistem informasi melalui keputusan-keputusan yang dibuat oleh manajer dan karyawan. Manajer membuat keputusan tentang desain sistem. Mereka juga menggunakan teknologi informasi. b.Sistem informasi mampu mengubah cara hidup suatu organisasi. Beberapa sistem informasi mengubah keseimbangan hak, priviliges, kewajiban, pertanggungjawaban dan perasaan yang telah terbangun sekian lama pada suatu organisasi. 8.Teknologi Komputer memiliki kemiripan dengan tekhnologi yang lain termasuk didalamnya salah satunya, 9.teknologi Otomotif : Masyarakat membutuhkan jalan bebas hambatan, mechanic (ahli mesin), pompa bensin, desainer mesin, polisi dan produsen spare part. 10.Membangun sebuah sistem informasi dalam organisasi : Manajer mempunyai alasan yang rasional baik menyangkut umum ataupun khusus. Alasan yang paling pokok bagi manajer untuk memilih menggunakan sistem adalah untuk mencapai alasan-alasan ekonomi, menyediakan pelayanan yang baik. Dampak komputerisasi terhadap organisasi tergantung dari bagian dan bagaimana manajer membuat keputusan. 11.SISTEM INFORMASI MEMPENGARUHI ORGANISASI a. Pada Teori Ekonomi dan Teori Ekonomi Mikro, dimana membicarakan keterlibatan sejumlah besar perusahaan di suatu negara dan negara lain dalam skala bahasan ekonomi mikro dan makro dengan segala aspek perdagangan dalam lingkup negara dan international. Maka dengan demikian dalm teori ekonomi mikro teknologi informasi semestinya menghasilkan keikutsertaan sejumlah manajer menengah dan pekerja khusus yang lebih sedikit yaitu pada saat teknologi informasi menggantikan tenaga kerja manusia. b. Teori Biaya Transaksi : teknologi informasi dapat membantu perusahaan dalam menurunkan biaya transaksi, dan membuatnya lebih bernilai bagi perusahaan untuk melakukan kontrak dengan pemasok luar daripada menggunakan sumber-sumber penawaran dari luar. c. Teori Agensi : teknologi informasi memungkinkan bagi organisasi untuk mengurangi keseluruhan biaya manajemen dan memungkinkan untuk meningkatkan revenues, sementara manajemen menengah dan pekerjaan-pekerjaan klerikal dapat dikurangi. d. Teori Prilaku : Karena teknologi informasi digunakan untuk mempromosikan nilai-nilai dan keinginan organisasi. Pengaruh teknologi informasi adalah sebuah refleksi dari apa yang diorencanakan atau diinginkan organisasi dan perancang sistem. Dalam model prilaku perusahaan, pengaruh sistem informasi tidaklah sesederhana dan langsung seperti model ekonomi. e. Teori keputusan dan pengawasan : Fungsi organisasi adalah membuat keputusan dibawah kondisi yang tidak pasti dan beresiko serta tetap berada dibawah batasan rasionalitas. mendistribusikan informasi kepada pekerja level bawah, yang selan√Maka seorang manajer senior memungkinkan dapat menggunakan teknologi infromasiuntuk berhubungan langsung dengan unit operasi tingkat bawah melalui jaringan telekomunikasi maupun komputer LAN dan meniadakan manajer perantara tingkat menengah. Secara alternative tekonologi informasi dapat jutnya dapat membuat keputusan-keputusannya berdasarkan pengetahuan dan informasi yang dimiliki tanpa intervensi manajemen. f.Teori Sosiologi : Oligarchi dan Rutin Teori sosiologi memfokuskan pada pertumbuhan hirarki, sruktur birokrasi dan prosedur operasi standart sebagai alat utama bagi organisasi dalam rangka menghadapi lingkungan yang tidak stabil. Dewasa ini beberapa organisasi teleh merubah dan mendistribusikan otoritasnya dari kantor pusat, mengurangi staff, dan menempatkan lebih banyak kekuasaan pada para manajer divisi dan manajer perusahaan pada tingkatlokal.Namun organisasi yang lain secara sadar mencari dan mengumpulkan informasi dari unit-unit operasi dalam jumlah besar. Manajer membuat keputusan berdasarkan interes yang dimiliki. g.Teori Post-industrial : bentuk dan struktur yang bermuatan Pengetahuan. Dalam masyarakat paska industri, yaitu ekonomi paska industri tahun 1960-an. Sektor pelayanan mendominasi aktivitas perekonomian. Sektor pelayanan itu sendiri sangat mengutamakan knowledge worker(ilmuan, ahli tehnik, dan bahkan manajer) dan data worker seperti sekretaris, akuntan atau sales people. Dalam masyarakat paska ekonomi industri global, industri manufaktur dipindahkan kenegara-negara berupah rendah dan high skill, sementara pekerjaan berbasis pengetahuan (knowledge based) tumbuh dengan cepat di negara-negara maju dengan upah yang tinggi. h.Teori Budaya : Teknologi Informasi dan Asumsi Dasar. √ Teknologi informasi dapat mengancam atau mendukung budaya sebuah organisasi. Berkembangnya teknologi komputer mikro mengancam manufaktur komputer mainframe dan para pelanggannya. Sebaliknya, Teknologi informasi dapat mendukung budaya dalam organisasi, sebagaimana yang terjadi dalam industri asuransi yang menggunakan teknologi komputer untuk menekan cost. Khususnya dalam memproses klaim. i.Teori Politik : Teknologi Informasi sebagi sumber daya Politik √ Organisasi dibagi ke dalam sub-sub kelompok fungsional sepertipemasaran, akuntasi, dan produksi. Kelompok-kelompok inimempunyai nilai (value) yang berbeda dan mereka bersaing untuk mendapatkan resources, membuat kompetisi dan konflik. Teori politik menggambarkan sistem informasi sebagai outcome dari persaingan politik antar sub-sub kelompok untuk mempengaruhi kebijakan, prosedur, dan resources organisasi. Faktor – Faktor yang perlu dipertimbangkan pada rencana-rencana sistem, Yaitu : 1.Lingkungan dimana organisasi harus melakukan fungsi 2.Struktur organisasi, Hirarki, spesialisasi, standart prosedur operasi 3.Budaya dan politik organisasi 4.Tipe organisasi 5.Kemampuan mendukung dan memahami top manajemen 6.Level organisasi dimana sistem diadakan 7.Kelompok kepentingan utama yang dipengaruhi sistem 8.Jenis tugas dan keputusan dalam mana sistem informasi didesain 9.Sentimen dan sikap karyawan dalam organisasi yang akan menggunakan sistem informasi 10.Riwayat organisasi: investasi dalam bidang teknologi informasi yang telah dilakukan skill yang dimiliki, program-program penting, dan sumber daya manusia. Konsep Dasar Sistem Terdapat 2 kelompok pendekatan yang digunakan dalam mendefinisikan sistem, yaitu : 1. Lebih menekankan pada prosedur yang digunakan dalam sistem dan mendefinisikan sistem sebagai jaringan prosedur, metode, dan cara kerja yang saling berinteraksi dan dilakukan untuk pencapaian suatu tujuan tertentu. 2. Lebih menekankan pada elemen atau komponen penyusun sistem, mendefinisikan sebagai kumpulan elemen baik abstrak maupun fisik yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Kedua definisi di atas sama benarnya dan tidak saling bertentangan. Yang berbeda hanyalah cara pendekatan yang dilakukan pada sistem. Karena pada hakekatnya setiap komponen sistem, untuk dapat saling berinteraksi dan untuk dapat mencapai tujuan tertentu harus melakukan sejumlah prosedur, metode, dan cara kerja yang juga saling berinteraksi. Beberapa karakteristik sistem informasi adalah sasaran, sumber daya, jaringan komunikasi, konversi data, masukan data, keluaran informasi, dan pengguna-pengguna informasi. Sasaran Setiap sistem berupaya mencapai satu atau lebih sasaran : artinya, sasaran merupakan kekuatan pemotivasi yang mengarahkan suatu system. Masukan – Proses – Keluaran Masukan terdiri dari semua arus berwujud (tangible) yang masuk ke dalam sistem di samping juga dampak tak berwujud (intangible) terhadap sistem. Keluaran terdiri dari semua arus keluar atau hasil. Dan proses terdiri dari metode yang digunakan untuk mengubah masukan menjadi keluaran. Sasaran sistem mempengaruhi dan sering mengendalikan konten masukan menjadi keluaran. Lingkungan Setiap sistem (barangkali kecuali sistem jagad raya) secara fisik terbatas. Alam yang terletak di luar suatu sistem dinamai lingkungan sistem. Suatu batas sistem memisahkan sistem itu dengan lingkungannya. Walaupun batas-batas sistem tertentu tidak kelihatan dan mungkin sukar ditetapkan secara pasti, setiap sistem pasti dibatasi oleh batas-batas tertentu. Saling Kebergantungan Setiap sistem mempunyai saling kebergantungan. Selain memiliki subsistem-subsistem yang erat berkaitan, suatu sistem pada dasarnya merupakan bagian integral dari sistem lain yang lebih besar. Hubungan antara subsistem dengan sistem dan dengan supersistem dinamai hirarki sistem. Jaringan Kerja Sistem Jaringan kerja sistem menggambarkan macam saling kebergantungan yang lain. Jaringan kerja (network) terbentuk bilamana sebuah sistem digabungkan dengan sistem lain yang tingkat hirarkinya sama. Sistem-sistem yang membentuk jaringan kerja berinteraksi satu sama lain melalui penghubung (kopling/coupling) atau batas bersama (shared boundaries) yang dinamakan antarmuka (interfaces). Antarmuka ini memungkinkan sumber daya mengalir di antara sistem-sistem yang berinteraksi. Subsistem-subsistem yang saling bergantung dalam suatu sistem tunggal juga membentuk jaringan kerja, karena mereka saling berhubungan. Sumber daya mengalir di antara subsistem-subsistem, dengan keluaran dari satu subsistem menjadi masukan bagi subsistem lain yang berantarmuka. Konsep saling kebergantungan sistem ini berguna dalam studi sistem informasi. Konsep ini mengingatkan analis bahwa sebuah sistem atau subsistem tidak boleh dilihat secara terpisah dari sistem atau subsistem lain yang terkait dengannya. Konsep ini juga mengatakan bahwa analis dapat berpindah ke tingkat sistem yang lebih rendah hirarkinya guna menyempitkan cakupan analisis. Kendala Setiap sistem menghadapi kendala, batasan-batasan intern atau ekstern yang menentukan konfigurasi atau kemampuan sistem. Batas / boundary sistem, misalnya, merupakan kendala fisik yang menentukan ukuran dan bentuk sistem. Dalam beberapa keadaan kendala dapat dihilangkan atau dikurangi. Cara yang biasa digunakan untuk engurangi kendala yang mempengaruhi operasi dikenal dengan dekopling (decoupling). Pengendalian Sebagai Konsep Inti Sistem Pengendalian dapat dianggap sebagai konsepsi inti sistem, karena faktor inilah yang menjiwai ide pokok dari pengembangan sebuah sistem dan sekaligus juga merupakan manifestasi nyata dari tiap sistem. Sistem-sistem dibentuk secara langsung atau tidak, untuk melakukan pengendalian, misal : · Pemerintah dibentuk untuk menentukan apa yang boleh dilakukan dalam masing-masing yuridiksinya. · Sistem kardiovaskuler bertanggung jawab untuk mengontrol aliran darah dan pendistribusian oksigen dalam tubuh. Pengendalian bisa berarti menciptakan atau memelihari nilai atau karakteristik suatu variabel agar selalu berada dalam batas yang telah ditentukan. Melakukan pengendalian berarti menyebabkan segala sesuatu berjalan sesuai keinginan atau rencana sehingga suatu tujuan akhir bisa tercapai. Setiap sistem harus mengatur subsistem-subsistemnya agar dapat mencapai sasaran. Pengendalian adalah proses regulasi (pengaturan) yang dilakukan sistem untuk mengoreksi setiap penyimpangan dari rangkaian langkah menuju sasaran yang diinginkan. Pengendalian anggaran, pengendalian mutu, pengendalian kredit, dan pengendalian sediaan, merupakan proses-proses pengendalian yang biasa dilakukan perusahaan. Pengendalian yang efektif tergantung pada umpan balik. Melalui umpan balik, keluaran sistem dukur terhadap standar untuk menentukan penyimpangan, yang kemudian dikoreksi dengan mengubah masukan atau proses. Pengendalian yang efektif dalam konteks suatu sistem juga ditegaskan dengan kaidah keragaman keperalihan (law of requisite Variety). Menurut kaidah ini, sistem yang baik harus memiliki satu atau lebih mekanisme atau variasi pengendalian untuk menanggulangi setiap kemungkinan keadaan lepas kendali. 2.2 Informasi dibutuhkan oleh manajemen untuk menghindari proses enthropi. Proses enthropi adalah proses berakhirnya keberadaan suatu sistem manajemen yang didahului kondisi tanpa pola dan tidak menentu. Informasi adalah hasil pengolahan data yang dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan. Data sebagai bahan baku informasi adalah gambaran kejadian yang berwujud karakter, angka, atau simbol tertentu yang memiliki arti. Siklus Informasi Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat berbicara banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan tindakan lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data yang ditangkap dianggap sebagai input, diproses kembali melalui model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Menurut John Burch dan Gary Grudnitski, (“Information Systems Theory and Practice”, John Wiley and Sons, New York 1986) siklus ini disebut dengan Siklus Informasi (Information Cycle) atau Siklus Pengolahan Data ( Data Processing Cycle). Kualitas Informasi Agar informasi dapat mempunyai manfaat dalam proses pengambilan keputusan, informasi harus mempunyai kualitas dan nilai. Kriteria kualitas informasi adalah : § Akurat : yang berarti informasi harus tidak bias atau menyesatkan dan bebas dari kesalahan. § Tepat waktu : yang berarti informasi yang sampai kepada penerima tidak boleh terlambat. Mahalnya nilai informasi saat ini adalah karena harus cepatnya informasi tersebut didapatkan, sehingga diperlukan teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah, dan mengirimkan. § Relevan : yang berarti informasi harus mempunyai manfaat bagi pihak yang menerimanya. Konsep Umpan Balik Informasi Konsep umpan balik informasi menjelaskan perihal pencarian sasaran dan saling mempengaruhi antar bagian sistem yang mengkoreksi dengan sendirinya. Pada dasarnya konsep umpan balik ini berkaitan dengan cara informasi digunakan untuk maksud pengendalian. Pengendalian sebagai konsepsi inti sistem sangat membutuhkan umpan balik informasi. Informasi tentang mekanisme sistem atau input sistem jika perlu, untuk menjaga agar sistem bekerja sesuai dengan rencana pencapaian sistem. Pendekatan Sistem Dalam Pertukaran Informasi Pendekatan sistem adalah suatu gagasan yang bersumber pada paham sinergistik yang menyatakan bahwa total keluaran suatu organisasi dapat ditingkatkan jika bagian-bagian komponennya dapat diintegrasikan. Penerapan konsep umpan balik informasi, yang juga merupakan pengertian dasar pendekatan sistem, selaras dengan paham sinergistik. Pada masa lalu, efektivitas organisasi bisnis berada di bawah titip optimum kaarena terhambatnya komunikasi, yang dapat disebabkan oleh birokrasi atau ketiadaan teknologi. Dewasa ini ketika kemajuan teknologi yang semakin pesat menyebabkan umur hidup relatif bertambah pendek, organisasi bisnis mulai membutuhkan suatu sistem yang bisa mengintegrasikan bagian atau sub sistem yang ada, melalui pertukaran informasi agar tetap hidup. Pendekatan sistem diperlukan untuk mengubah mekanisme pertukaran informasi antara setiap bagian sistem yang terhubungkan melalui jalur kewenangan klasik, agar menjadi hubungan informasi antar setiap bagian sistem secara terintegrasi. 2. diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. Informasi diperoleh dari sistem informasi (information systems) atau disebut juga processing systems atau information processing systems atau information-generating systems. Menurut Robert K. Leitch dan K. Roscoe Davis, (“Accounting Information Systems”, Prentice-Hall, New Jersey, 1983) hal 6 Sistem Informasi adalah : Suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Komponen Sistem Informasi John Burch dan Gary Grudnitski, (“Information Systems Theory and Practice”, John Wiley and Sons, New York, 1986) mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya sebagai blok bangunan (block building). Block building ini kemudian dibagi menjadi : 1 Blok masukan (input block) 2 Blok model (model block) 3 Blok keluaran (output block) 4 Blok teknologi (technology block) 5 Blok basis data (data base block) 6 Blok kendali (controls block) Dalam organisasi bisnis, harus ada hubungan timbal balik dan keterkaitan yang erat antara setiap fungsi manajemen dengan setiap teknik manejemen agar kondisi sinergi bisa tercapai. Fungsi manajemen menjelaskan apa yang dilakukan dan bagaimana mengendalikan sumber daya agar tujuan bisa dicapai dari dalam melakukan hal ini bersandar pada pengetahuan teknik manajemen. Untuk mewujudkan keterkaitan antara setiap fungsi manajemen dengan setiap teknik manajemen, dibutuhkan sistem informasi manajemen yang akan melingkupi seluruh fungsi dan teknik manajemen. Sistem Informasi Manajemen ini bertugas mengumpulkan, menyimpan dan mengolah data untuk akhirnya menyajikan informasi kepada semua tingkatan manajemen berkaitan dengan fungsi manajemen dalam pengelolaan sumber daya. Sistem informasi manajemen bertujuan menunjang proses pengambilan keputusan dalam melaksanakan fungsi manajemen pada berbagai tingkatan manajemen, dengan mewujudkan hubungan timbal balik dan keterkaitan informasi antar bagian organisasi sehingga sinergi organisasi dapat tercapai. Gregory M. Scott, (“Prcinciples of Management Information Systems”, McGraw-Hill, New York, 1986) mengemukakan pengertian Sistem Informasi Manajemen adalah sebagai berikut : Sistem Informasi Manajemen adalah kumpulan dari interaksi-interaksi sistem-sistem informasi yang menyediakan infromasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi. Sedangkan Barry E. Cushing, (“Accounting Information Systems and Bussiness Organizations”, Addison Wesley Publishing Company, Philippines, 1974) mengemukakan pengertian Sistem Informasi Manajemen adalah sebagai berikut : Sistem Informasi Manajemen adalah kumpulan dari manusia dan sumber-sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian. Menurut Frederick H. Wu, (“Accounting Information Systems Theory and Practice”, (International Student Edition: Tokyo: McGraw-Hill Japan, 1984), pengertian Sistem Informasi Manajemen adalah : Kumpulan dari sistem-sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen. Menurut Gordon B. Davis, (“Management Information Systems: Conceptual Foundations, Structures and Development”, International Student Edition, McGraw-Hill, Kogakusha, 1974) Sistem Informasi Manajemen adalah : Sistem manusia/mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi. Menurut Raymond McLeod, Jr., (“Sistem Informasi Manajemen: Studi Sistem Informasi Berbasis Komputer”, PT. Prenhallindo, Jakarta, —- ) hal. 30 menyatakan pengertian Sistem Informasi Manajemen sebagai berikut : Sistem Informasi Manajemen adalah suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan sistem serupa Model Sistem Informasi Manajemen menurut Raymond McLeod, Jr. Pengembangan sistem informasi manajemen dilakukan melalui beberapa tahap, dimana masing-masing langkah menghasilkan suatu yang lebih rinci dari tahap sebelumnya. Tahap awal dari pengembangan sistem umumnya dimulai dengan mendeskripsikan kebutuhan pengguna dari sisi pendekatan sistem rencana stratejik yang bersifat makro, diikuti dengan penjabaran rencana stratejik dan kebutuhan organisasi jangka menengah dan jangka panjang. Masukan (input) utama yang dibutuhkan dalam tahap ini mencakup: • Kebutuhan stratejik organisasi • Aspek legal pendukung organisasi • Masukan kebutuhan dari pengguna Secara garis besar ada enam tahap yang biasa dijadikan sebagai batu pijakan atau model dalam melaksanakan aktivitas pengembangan sistem informasi, yaitu: perencanaan, analisis, desain, konstruksi, implementasi, dan pascaimplementasi. 1. Tahap Perencanaan Tahap ini merupakan suatu rangkaian kegiatan sejak ide pertama yang melatarbelakangi pelaksanaan pengembangan sistem tersebut dilontarkan. Dalam tahap perencanaan pengembangan sistem harus mendapatkan perhatian yang sama besarnya dengan merencanakan proyek-proyek besar lainnya, seperti perencanaan pengadaan perangkat jaringan teknologi informasi (TI), rencana membangun gedung kantor 15 tingkat. Keuntungan-keuntungan yang diperoleh jika proyek pengembangan sistem informasi direncanakan secara matang, mencakup: Ø Ruang lingkup proyek dapat ditentukan secara jelas dan tegas. Unit organisasi, kegiatan ataun sistem yang mana yang akan dilibatkan dalam pengembangan ini dan unit mana yang tidak dilibatkan? Informasi ini memberikan perkiraan awal besarnya sumber daya yang diperlukan. Ø Dapat mengidentifikasi wilayah/area permasalahan potensial. Perencanaan akan menunjukkan hal-hal yang mungkin bisa terjadi suatu kesalahan, sehingga hal-hal demikian dapat dicegah sejak awal. Ø Dapat mengatur urutan kegiatan. Banyak sekali tugas-tugas terpisah dan harus berjalan secara bersamaan/paralel yang diperlukan untuk pengembangan sistem. Tugas-tugas ini diatur dalam urutan logis berdasarkan prioritas informasi dan kebutuhan untuk efisiensi. Ø Tersedianya sarana pengendalian. Tingkat pengukuran kinerja harus dipertegas sejak awal. 2. Tahap Analisis Ada dua aspek yang menjadi fokus tahap ini, yaitu aspek bisnis atau manajemen dan aspek teknologi. Analisis aspek bisnis mempelajari karakteristik organisasi yang bersangkutan. Tujuan dilakukannya langkah ini adalah untuk mengetahui posisi atau peranan teknologi informasi yang paling sesuai dan relevan di organisasi dan mempelajari fungsi-fungsi manajemen dan aspek-aspek bisnis terkait yang akan berpengaruh atau memiliki dampak tertentu terhadap proses desain, konstruksi, dan implementasi. Selama tahap analisis, sistem analis terus bekerjasama dengan manajer, dan komite pengarah SIM terlibat dalam titik-titik yang penting mencakup kegiatan sebagai berikut: a. Menetapkan rencana penelitian sistem b. Mengorganisasikan tim proyek c. Mendefinisikan kebutuhan informasi d. Mendefinisikan kriteria kinerja sistem e. Menyiapkan usulan rancangan sistem f. Menyetujui atau menolak rancangan proyek pengembangan sistem Keluaran dari proses analisis di kedua aspek ini adalah masalah-masalah penting yang harus segera ditangani, analisis penyebab dan dampak permasalahan bagi organisasi, beberapa kemungkinan skenario pemecahan masalah dengan kemungkinan dan dampak risiko serta potensinya, dan pilihan alternatif solusi yang direkomendasikan. 3. Tahap Perancangan (Desain) Pada tahap ini, tim teknologi informasi bekerja sama dengan tim bisnis atau manajemen melakukan perancangan komponen-komponen sistem terkait. Tim teknologi informasi akan melakukan perancangan teknis dari teknologi informasi yang akan dibangun, seperti sistem basis data, jaringan komputer, teknik koversi data, metode migrasi sistem, dan sebagainya. Sementara itu, secara paralel dan bersama-sama tim bisnis atau manajemen, dan tim teknologi informasi akan melakukan perancangan terhadap komponen-komponen organisasi yang terkait, seperti: standard operating procedures (SOP), struktur organisasi, kebijakan-kebijakan, teknik pelatihan, pendekatan SDM, dan sebagainya. Langkah-langkah tahap rancangan sistem mencakup: a. Menyiapkan detail rancangan sistem b. Mengidentifikasi berbagai alternatif konfigurasi/rancang banun sistem c. Mengevaluasi berbagai alternatif konfigurasi sistem d. Memilih konfigurasi terbaik e. Menyiapkan usulan penerapan/aplikasi f. Menyetujui atau menolak aplikasi sistem 4. Tahap Pembangunan Fisik/Konstruksi Berdasarkan desain yang telah dibuat, konstruksi atau pengembangan sistem yang sesungguhnya (secara fisik) dibangun. Tim teknis merupakan tulang punggung pelaksanaan tahap ini, mengingat semua hal yang bersifat konseptual harus diwujudkan dalam suatu konstruksi teknologi informasi dalam skala yang lebih detail. Dari semua tahapan yang ada, tahap konstruksi inilah yang biasanya paling banyak melihatkan sumber daya terbesar, terutama dalam hal penggunaan SDM, biaya, dan waktu. Pengendalian terhadap manajemen proyek pada tahap konstruksi harus diperketat agar penggunaan sumber daya dapat efektif dan efisien. Bagaimanapun, hal ini akan berdampak terhadap keberhasilan proyek sistem informasi yang diselesaikan secara tepat waktu. Akhir dari tahap konstruksi biasanya berupa uji coba atas sistem informasi yang baru dikembangkan. 5. Tahap Implementasi Tahap implementasi merupakan tahap yang paling kritis karena untuk pertarna kalinya sistem informasi akan dipergunakan di dalam organisasi. Ada berbagai pendekatan untuk implementasi sistem yang baru didesain. Pekerjaan utama dalam implementasi sistem biasanya mencakup hal-hal sebagai berikut: a. Merencanakan waktu yang tepat untuk implementasi b. Mengumumkan rencana implementasi c. Mendapatkan sumberdaya perangkat keras dan lunak d. Menyiapkan database e. Menyiapkan fasilitas fisik f. Memberikan pelatihan dan workshop g. Menyiapkan saat yang tepat untuk cutover (peralihan sistem) h. Penggunaan sistem baru Pemberian pelatihan (training) harus diberikan kepada semua pihak yang terlibat sebelum tahap implementasi dimulai. Selain untuk mengurangi risiko kegagalan, pemberian pelatihan juga berguna untuk menanamkan rasa memiliki terhadap sistem baru yang akan diterapkan. Dengan cara ini, seluruh jajaran pengguna akan dengan mudah menerima sistem tersebut dan memeliharanya dengan baik di masa-masa mendatang. 6. Tahap Pasca Implementasi Pengembangan sistem informasi biasanya diakhiri setelah tahap implementasi dilakukan. Namun, ada satu tahapan lagi yang harus dijaga dan diperhatikan oleh manajemen, yaitu tahap pasca implementasi. Kegiatan yang dilakukan di tahap pasca implementasi adalah bagaimana pemeliharaan sistem akan dikelola. Seperti halnya sumber daya yang lain, sistem informasi akan mengalami perkembangan di kemudian hari. Hal-hal seperti modifikasi sistem, berpedoman ke sistem lain, perubahan hak akses sistem, penanganan terhadap fasilitas pada sistem yang rusak, merupakan contoh dari kasus-kasus yang biasanya timbul dalam pemeliharaan sistem. Disinilah diperlukan dokumentasi yang memadai dan pemindahan pengetahuan dari pihak penyusun sistem ke pengguna untuk menjamin terkelolanya dengan baik proses-proses pemeliharaan sistem. Dari perspektif manajemen, tahap pasca-implementasi adalah berupa suatu aktivitas di mana harus ada personil atau divisi yang dapat melakukan perubahan atau modifikasi terhadap sistem informasi sejalan dengan perubahan kebutuhan bisnis yang dinamis. Alat-alat perancangan menolong profesional sistem untuk membentuk struktur sistem yang akan memenuhi kebutuhan pemakai selama aktivitas analisis. Alat-alat perancangan sistem yang digunakan adalah : a) Spesifikasi proses untuk menjelaskan bagaimana data ditransformasikan menjadi informasi, seperti Pseudocode, Structure english, dan Tabelkeputusan. b) Hierachy Plus Input, Process, Output (HIPO) untuk merepresentasikan hirarki modul-modul program tidak termasuk dokumentasi interface antar modul. c) Structure chart untuk merepresentasikan hirarki modul-modul program termasuk dokumentasi interface antar modul. d) Diagram Warnier-Orr (W/O) untuk merepresentasikan struktur program dari gambaran umum sampai detail. e) Diagram Jackson untuk merepresentasikan struktur program. 6. Pengembangan Perangkat Lunak dan Implementasi sistem Pada fase ini: a) Sistem siap untuk dibuat dan diinstalasi. b) Sejumlah tugas harus dikoordinasi dan dilaksanakan untuk implementasi sistem baru. c) Laporan implementasi yang dibuat pada fase ini ada dua bagian, yaitu • rencana implementasi dalam bentuk Gantt Chart atau Program and Evaluation Review Technique (PERT) Chart dan • Penjadwalan proyek dan teknik manajemen. Bagian ini adalah laporan yang menerangkan tugas penting untuk melaksanakan implementasi sistem, seperti : – Pengembangan perangkat lunak – Persiapan lokasi peletakkan sistem – Instalasi peralatan yang digunakan – Pengujian Sistem – Pelatihan untuk para pemakai sistem – Persiapan dokumentasi RESIKO DALAM PENERAPAN SISTEM INFORMASI DI PERUSAHAAN Kegunaan sistem informasi dalam mendukung proses bisnis organisasi semakin nyata dan meluas. Sistem informasi membuat proses bisnis suatu organisasi menjadi lebih efisien dan efektif dalam mencapai tujuan. Sistem informasi bahkan menjadi key-enabler (kunci pemungkin) proses bisnis organisasi dalam memberikan manfaat bagi stakeholders. Maka dari itu, semakin banyak organisasi, baik yang berorientasi profit maupun yang tidak, mengandalkan sistem informasi untuk berbagai tujuan. Di lain pihak, seiring makin meluasnya implementasi sistem informasi maka kesadaran akan perlunya dilakukan review atas pengembangan suatu sistem informasi semakin meningkat. Kesadaran ini muncul karena munculnya berbagai kasus yang terkait dengan gagalnya sistem informasi, sehingga memberikan akibat yang sangat mempengaruhi kinerja organisasi. Terdapat beberapa resiko yang mungkin ditimbulkan sebagai akibat dari gagalnya pengembangan suatu sistem informasi, antara lain: 1. Sistem informasi yang dikembangkan tidak sesuai dengan kebutuhan organisasi. 2. Melonjaknya biaya pengembangan sistem informasi karena adanya “scope creep” (atau pengembangan berlebihan) yang tanpa terkendali. 3. Sistem informasi yang dikembangkan tidak dapat meningkatkan kinerja organisas Mengingat adanya beberapa resiko tersebut diatas yang dapat memberikan dampak terhadap kelangsungan organisasi maka setiap organisasi harus melakukan review dan evaluasi terdapat pengembangan sistem informasi yang dilakukan. Review dan evaluasi ini dilakukan oleh internal organisasi ataupun pihak eksternal organisasi yang berkompeten dan diminta oleh organisai. Kegiatan review dan evaluasi ini biasanya dilakukan oleh Auditor Sistem Informasi. Selain wawasan, pengetahuan dan ketrampilan diatas seorang spesialis audit sistem informasi juga dituntut memenuhi syarat akreditasi pribadi terkait suatu sistem sertifikasi kualitas yang diakui secara internasional. Salah satu sertifikasi profesional sebagai standar pencapaian prestasi dalam bidang audit, kontrol, dan keamanan sistem informasi yang telah diterima secara internasional adalah CISA® (Certified Information Systems Auditor) yang dikeluarkan oleh ISACA (Information Systems Audit and Control Association). Audit sistem informasi dilakukan untuk menjamin agar sistem informasi dapat melindungi aset milik organisasi dan terutama membantu pencapaian tujuan organisasi secara efektif. Contohnya : Teknologi informasi memiliki peranan penting bagi setiap organisasi baik lembaga pemerintah maupun perusahaan yang memanfaatkan teknologi informasi pada kegiatan bisnisnya, serta merupakan salah satu faktor dalam mencapai tujuan organisasi. Peran TI akan optimal jika pengelolaan TI maksimal. Pengelolaan TI yang maksimal akan dilaksanakan dengan baik dengan menilai keselarasan antara penerapan TI dengan kebutuhan organisasi sendiri. Semua kegiatan yang dilakukan pasti memiliki risiko, begitu juga dengan pengelolaan TI. Pengelolaan TI yang baik pasti mengidentifikasikan segala bentuk risiko dari penerapan TI dan penanganan dari risiko-risiko yang akan dihadapi. Untuk itu organisasi memerlukan adanya suatu penerapan berupa Tata Kelola TI (IT Governance) (Herawan, 2012). Pemanfaatan dan pengelolaan Teknologi Informasi (TI) sekarang ini sudah menjadi perhatian di semua bidang dikarenakan nilai aset yang tinggi yang mempengaruhi secara langsung kegiatan dan proses bisnis. Kinerja TI terhadap otomasi pada sebuah organisasi perlu selalu diawasi dan dievaluasi secara berkala agar seluruh mekanisme manajemen TI berjalan sesuai dengan perencanaan, tujuan, serta proses bisnis organisasi. Selain itu, kegiatan pengawasan dan evaluasi tersebut juga diperlukan dalam upaya pengembangan yang berkelanjutan agar TI bisa berkontribusi dengan maksimal di lingkungan kerja organisasi. COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology) adalah standar internasional untuk tata kelola TIyang dikembangkan oleh ISACA (Information System and Control Association) dan ITGI (IT Governance Institute) yang bisa dijadikan model pengelolaan TI mulai dari tahap perencanaan hingga evaluasi.(Wibowo, 2008). Jakarta, 20 Oktober 2018 Mayang Sari DAFTAR PUSTAKA Putra. Yananto Mihadi. (2018). Sistem Manajemen Basis Data. Modul Kuliah Implementasi Sistem Informasi. FEB – Universitas Mercubuana: Jakarta. Bertalya, dkk. (2007). Sistem Basis Data. Depok : Universitas Gunadarma. Sutanta, E., 1996. Sistim Database, Konsep dan Peranannya dalam Sistim Informasi Managemen. Andi Offset. Yogyakarta. Meidyanto, Riky (2009, Juni 19). Audit Sistem Informasi dengan Menggunakan COBIT (Control Objectives For Information And Related Technology). Retrieved November 27, 2012, from http://krikkrikx.blog.binusian.org: Susanto, Erdi (2012, November). Kerangka Kerja COBIT (Control Objectives For Information And Related Technology). Retrieved November 28, 2012, from http://erdi-susanto.blogspot.com: http://erdi-susanto.blogspot.com/2012/11/kerangka-kerja-cobit-control-objectives.html Wibowo, M. P. (2008, Agustus 9). Analisis Tingkat Kematangan (Maturity Level) Pengawasan dan Evaluasi Kinerja Teknologi Informasi Otomasi Perpustakaan dengan COBIT (Control Objective For Information And Related Technology): Studi Kasus Di Perpustakaan Universitas Indonesia. Retrieved November 27, 2012, from http://sangprabu.multiply.com: http://sangprabu.multiply.com/journal/item/27 Wikipedia. COBIT. Retrieved November 27, 2012, from http://www.wikipedia.org: http://en.wikipedia.org/wiki/COBIT https://bayu96ekonomos.wordpress.com/modul-materikuliah/sistem-informasi-manajemen/